Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила приемки товара в магазине». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В договоре о поставке прописываются условия о внешнем виде и укомплектованности поставляемого изделия. Обязательного документа для всех сторон не существует. Многие компании руководствуются нормативно-правовым кодексом, основанным из двух директив Госарбитража СССР № П-6 и № П-7 в двадцатом веке. Если у организаций возникли спорные вопросы, то они могут сослаться на эту инструкцию. Когда в договоре не прописан такой пункт, то представители компаний ведут переговоры путем личных договоренностей. Для покупателя существует нормативный регламент приемки товара на складе по количеству и качеству п. 1 ст. 513 ГК РФ, по которому он осуществляет выборку либо на своей территории, либо на зоне поставщика.
Целью инструкций является:
Первичный осмотр кладовщик проводит уже на стадии выгрузки коробок из транспортного средства. К концу процедуры у него имеются исчерпывающие сведения для оформления всех сопроводительных документов. За это время, опытный работник, успевает пересчитать груз, визуально оглядеть его на наличие потерянного или бракованного. При поступлении изделий с оптовых баз на руки потребителю выдается накладная формой № М-15. Такой документ в торговле применяется единым образцом, принятым в восьмидесятых годах прошлого века и до сих пор он не пересматривался.
На оптовую базу приезжает автотранспорт, который необходимо разгрузить и распределить коробки по складам. За всеми операциями следит материально ответственное лицо. В его задачу входит проверка на качество и количество, выбраковка испорченного по срокам продукта (скоропортящийся). Число кладовщиков зависит от объема поставляемой продукции и размеров оптовой базы. В небольших организациях, как правило, работает один человек.
Обязательным условием считается оформление товаросопроводительных бумаг, которые могут быть представлены транспортными накладными, счет-фактурами и железнодорожными мандатами. Если получение осуществляется на своей территории, то начальник ставит печать своей компании. Это говорит о том, что теперь отвечать за сохранность будет эта организация. Когда выгрузка проходит на местности поставщика, то есть в порту, на железнодорожной станции, на чужом складе, то получение происходит по доверенности с предъявлением паспортных данных.
По российскому законодательству материально ответственное лицо склада имеет право после выявления неукомплектованности груза составить акт о несоответствии не позднее пяти дней. Четыре месяца дается на установку не выявленных сразу недостатков. Все нормативные сроки прописываются в договоре обеими сторонами. Добротность предметов торговли определяется методом выборки. Кладовщик несет обязательства перед поставщиком о сохранности бракованного груза. Сотрудник сверяет привезенный товар с сертификатом, техническим паспортом, накладной, счет-фактурой. При этом осматриваются изделия по консистенции, внешнему виду, по запаху скоропортящихся продуктов и базовой комплектации. Претензии к непригодной продукции покупатель может предъявить на основании прописанного пункта в документации.
Порядок проведения приемки товара
Кладовщик несет материальную ответственность за недостаток массы. Поэтому он, при подозрении на расхищение груза должен осмотреть упаковку. На место размещения он обязан приходить с маркировкой на коробке, указывающий вес. Если тара повреждена, то работник, не разрывая упаковку, перевешивает продукцию на последнем этапе получения. При несовпадении веса брутто, вызывают доверенного со второй стороны. Они вместе составляют протокол о недостатке.
Инструкция, порядок и правила оформления приема товара на склад по количеству и качеству от поставщиков
Чтобы не возникли конфликты между двумя партнерами, следует документировать результат проделанной работы.
Весь цикл пребывания на складе сопровождается ошибками. Несоответствия могут появляться как при приеме, так и при выдаче. Нередким случаем является воровство и порча. Системный подход, основанный на присвоении идентификационного номера, позволяет устранить преднамеренные или нечаянные сбои, и проследить весь путь изделия. Это сильно затрудняет возможность фальсификации, все действия остаются в памяти, и при необходимости могут быть просмотрены для контроля.
Недостача
Ее можно минимизировать, если поставщик будет привозить маркированные единицы. Но нужно сделать так, чтобы ваши системы учета были совместимы.
Условия оплаты товаров тоже прописывают в договоре. Обычно товары привозят после оплаты. Но если стороны давно работают и доверяют друг другу, поставщик может открыть своего рода «кредитную линию»: товар поставляют раз в два дня, а платит магазин в конце месяца.
После оплаты сотрудники поставщика привозят товар к оговоренному времени в магазин или на склад.
Если магазин не организовал приемку, возникают проблемы. Сотрудники заняты в зале — принимать груз некому. Ответственный работник путается в процессе приемки и не проверяет количество товаров. Груз разместят где придется: стиральные порошки рядом со свежим мясом.
Сотрудник магазина сверяет груз с накладной и убеждается, что все сходится: наименование товаров, их количество, артикулы и цены. Для этого вскрывают все транспортные упаковки или несколько на выбор, если к поставщику есть доверие.
Если товара не хватает, обычно из накладной вычеркивают строки с товарами, которые забыли поставить. У каждой пометки ответственный сотрудник ставит подпись. Потом документ заменяют на верный. У документа с правками нет юридической силы, суд его не примет.
Чтобы контролировать продажи, магазин фиксирует принятые товары и их количество, а потом убирает проданные. Для этого нужна товароучетная система или хотя бы тетрадка. Магазины, которые платят НДС, обычно ставят товароучетку — это нужно для отчетов в налоговую.
После приемки товар нужно оприходовать — создать новый товар в базе или изменить количество у существующего. В товароучетных системах каждый товар описывают по нескольким атрибутам: наименование, тип товара, цена, размер НДС и другие. Если товаров много, процесс упрощает сканер: сотрудник не вводит названия товаров, а пробивает штрихкоды.
Товар появляется на балансе магазина — его можно продавать и вести учет.
Когда товар заносят в базу, для него рассчитывают розничную цену. Для этого используют общую наценку для одной категории товаров, например 20% для алкоголя, или назначают стоимость каждому товару в отдельности.
Какую розничную цену ставить, решает руководство магазина. Исключение — товары, для которых определена минимальная или максимальная розничная цена (МРЦ). Такое ограничение есть, например, на табак. Магазин может продать пачку дешевле МРЦ, чтобы выделиться среди конкурентов, но цена по закону не может быть ниже 75% от установленной. Цену на пачку с МРЦ 100 ₽ можно снизить максимум на 25 ₽, до 75 ₽.
- Закон не регламентирует приемку. Условия поставки стороны устанавливают в договоре.
- Магазин заказывает товар, как договорился с поставщиком — по звонку или электронной почте.
- После оплаты поставщик привозит товар. Действия сотрудников при приемке нужно отработать заранее.
- Товар сопровождают накладными и счетом-фактурой. Универсальная накладная упрощает товарооборот.
- Сотрудник магазина сверяет груз с накладной. Если чего-то не хватает, составляют акт расхождения.
- Документы подписывает директор магазина или сотрудник по доверенности.
- Магазин оприходует товары, ставит розничную цену и печатает ценники.
- Товар выкладывают на прилавок с ценниками. Стоимость совпадает с ценой товара на кассе.
Таким образом, порядок проведения приемки товара и правильная фиксация ее результатов будут иметь решающее значение в случае, если покупателю потребуется в судебном порядке защищать свои права в связи с поставкой товара с недостачей или поставкой товара ненадлежащего качества. От правильности составления акта приемки во многом зависит то, будут ли требования покупателя удовлетворены судом.
На практике часто возникает вопрос: как поставщику обезопасить себя на случай недобросовестности со стороны покупателя при проведении приемки поставленного товара?
В случае отгрузки дорогостоящего товара либо в случае сомнений в добросовестности контрагента, отгрузка товара может осуществляться комиссионно, с фиксацией наименования и количества отгруженного товара в акте отгрузки. Участие в отгрузке представителя перевозчика либо незаинтересованных лиц станет дополнительным доказательством надлежащего исполнения поставщиком условий договора поставки. Комиссионная отгрузка товара необходима в том случае, если условиями договора поставки не предусмотрен обязательный вызов поставщика на приемку, и приемка будет производиться покупателем в одностороннем порядке.
1.1. В соответствии с условиями настоящего Договора Поставщик обязуется поставить товар надлежащего качества в количестве и в сроки, предусмотренные Договором, а Заказчик обязуется принять и оплатить за товар.
1.2. Описание товара, его техническая спецификация, цена и общее количество товара, поставляемого по настоящему Договору, указаны в Приложении №1 к настоящему Договору (далее по тексту – «Товар»).
1.3. Нижеследующие Приложения к настоящему Договору составляют неотъемлемую часть настоящего Договора и рассматриваются как единое целое:
1.3.1. Приложение №1 «Спецификация Товара и условия поставки. Стоимость товара».
1.3.2. Приложение №2 «Форма заявки».
2.1. Общая сумма Договора и цена за единицу Товара определены в Приложении №1 и включает в себя все применимые согласно законодательству Российской Федерации налоги, платежи, сборы, а также иные расходы Поставщика, прямо или косвенно связанные с исполнением им своих обязанностей по настоящему Договору (далее по тексту – «Сумма Договора»).
2.2. В течение всего срока действия настоящего Договора цена за единицу Товара может изменяться только в сторону уменьшения.
2.3. Стороны могут изменить Сумму Договора в соответствии с условиями п.11.2 настоящего Договора.
2.4. Заказчик производит оплату за поставленный Товар на основании выставленного Поставщиком счета-фактуры и подписанного обеими Сторонами Акта приема-передачи в течение рабочих дней со дня получения их Заказчиком. Датой платежа считается дата отметки банка Заказчика о принятии платежа к исполнению.
2.5. В случае, если Заказчик оспаривает сумму, указанную в счете-фактуре, выставленном Поставщиком, Заказчик обязан в письменной форме уведомить Поставщика о факте своего несогласия в течение рабочих дней с даты получения счета-фактуры, при этом указывая причину своего несогласия. В таком случае Заказчик должен выплатить ту часть суммы, которую он не оспаривает, без задержки и не позднее рабочих дней с даты получения счета-фактуры. При достижении урегулирования спорных вопросов, Заказчик незамедлительно должен оплатить Поставщику согласованную сумму задолженности, в случае наличия таковой.
2.6. Любая оплата, произведенная Заказчиком по настоящему Договору, считается произведенной при условии, что Заказчик сохраняет право в последующем оспорить правильность выставленных сумм.
2.7. В случае если стоимость поставленного Товара по поданным заявкам не достигнет общей Суммы Договора, Поставщик не будет иметь право требовать с Заказчика предоставления заявок на оставшийся объем Товара и, соответственно, на оплату оставшегося размера Суммы Договора.
2.8. По инициативе любой из Сторон, но не реже одного раза в квартал производится сверка взаиморасчетов с составлением акта сверки взаиморасчетов или иного соответствующего документа (далее по тексту – «Акт»). Для этого Сторона-инициатор сверки направляет в адрес другой Стороны, подписанный со своей стороны Акт, который получившая Сторона обязана подписать в течение рабочих дней с даты получения и возвратить инициатору сверки. В том случае, если по истечении указанного срока Сторона-инициатор не получила от другой Стороны подписанного Акта или каких-либо возражений по Акту, Акт считается подписанным обеими Сторонами.
3.1. Если иное не предусмотрено соглашением Сторон, Товар поставляется партиями по письменной заявке Заказчика (далее по тексту – «Заявка Заказчика»). В Заявке Заказчика должны быть указаны количество и ассортимент, цена и сроки поставляемого Товара.
3.2. Поставщик обязан поставить Товар в пункт назначения (имеющее значение, определенное в Приложении №1 к настоящему Договору, далее по тексту – «Пункт назначения») и нести все риски потери или повреждения Товара до момента его передачи Заказчику в Пункте назначения и подписания Акта приема-передачи Товара. Стороны по отношению к конкретной партии Товара, поставляемой по Заявке Заказчика, могут определить в качестве Пункта назначения иное место, чем это определено в Приложении №1 к настоящему Договору. Положение о пункте назначения, указанное в Заявке и согласованное сторонами, является неотъемлемой частью этой Заявки и имеет приоритет над положением о пункте назначения, указанном в Приложении №1 к настоящему Договору.
3.3. Все расходы, связанные с транспортировкой Товара до Пункта назначения несет Поставщик.
3.4. Поставщик обязан передать Заказчику Товар свободным от любых прав и притязаний третьих лиц. Неисполнение Поставщиком этой обязанности дает Заказчику право требовать уменьшения цены Товара либо расторжения Договора и возмещения убытков.
3.5. Поставщик должен обеспечить упаковку Товара, способную предотвратить их от повреждения или порчи во время перевозки к Пункту назначения. Упаковка должна выдерживать без каких-либо ограничений, интенсивную подъемно-транспортную обработку и воздействие экстремальных температур, соли и осадков во время перевозки, а также открытого хранения. При определении габаритов упакованных ящиков и их веса необходимо учитывать отдаленность Пункта назначения и наличие мощных грузоподъемных средств во всех пунктах следования Товаров.
3.6. Упаковка и маркировка ящиков, а также документация внутри и/или на внешней стороне должны строго соответствовать требованиям производителя. Техническая документация, если таковая предусмотрена, а именно паспорта и инструкции по эксплуатации Товара, вкладываются в ящик или упаковку с Товаром там, где это необходимо.
3.7. Поставщик обязан одновременно с передачей Товара по Заявке Заказчика передать Заказчику его принадлежности, а также относящиеся к нему документы (документы, удостоверяющие комплектность, безопасность, качество товара, порядок эксплуатации и т.п.), предусмотренные нормативными правовыми и/или нормативно-техническими актами и/или Договором. Если Поставщик не передает или отказывается передать Заказчику относящиеся к Товару принадлежности или документы, Поставщик обязуется предоставить их в течение дней с даты передачи Товара. В случае, когда принадлежности или документы, относящиеся к Товару, не переданы Поставщиком в указанный срок, Заказчик вправе отказаться от принятия Товара.
3.8. Стоимость Товаров, а также отдельные периоды их поставки, определяются Сторонами в приложениях к Договору.
4.1. Приемка Товара по количеству, комплектности и качеству производится по транспортным и сопроводительным документам (счету-фактуре, акту, спецификации, описи, упаковочным ярлыкам (листам), гарантийному талону для ОС и др.) Поставщика в Пункте назначения, путём подписания уполномоченным представителем Заказчика накладной (и иных необходимых документов).
4.2. Качество и комплектность поставляемого Товара должны соответствовать ГОСТам, и другим применимым стандартам и техническим условиям в Российской Федерации. Качество Товаров должно подтверждаться Поставщиком сертификатами качества, паспортами на изделие, свидетельствами и/или иными документами, предусмотренными законодательством Российской Федерации (если наличие таких документов предусмотрено законодательством Российской Федерации) для подтверждения качества соответствующих товаров.
4.3. Приемка Товара осуществляется только при наличии накладных документов и счетов-фактур Поставщика. В противном случае, Поставщик обязуется предоставить вышеуказанные первичные документы в течение календарных дней с момента отгрузки, в этом случае составляется акт о фактическом наличии Товара и указывается, какие документы отсутствуют.
4.4. Поставщик обязуется поставить Товар в соответствии с технической спецификацией. Качество, комплектность и иные условия касательно свойств и/или характеристик Товара, поставляемые по Заявке Заказчика, должны соответствовать условиям Приложения №1 к настоящему Договору.
4.5. В тех случаях, когда поставляемый Товар находится в закрытой таре, опломбирован или обандеролен, и нет возможности принять Товар путем внешнего осмотра без нарушения целостности тары и/или упаковки, приемка Товара осуществляется на складе Заказчика с выборочной (частичной) или полной проверкой всего Товара (или конкретной его партии) в срок не позднее рабочих дней, а скоропортящегося Товара не позднее 24 часов, после поступления Товара на склад Заказчика.
4.6. Приемка считается произведенной своевременно, если проверка количества, качества и комплектности Товара окончена в установленные сроки, за исключением случаев обнаружения скрытых недостатков, которые не могли быть обнаружены при обычной для данного Товара проверке и были выявлены лишь в процессе обработки, подготовки к монтажу, в процессе монтажа, испытания, использования и/или хранения Товара, однако не позднее даты истечения Гарантийного срока.
4.7. При обнаружении несоответствия количества, качества и комплектности Товара, тары или упаковки требованиям стандартов, технических условий, чертежам, образцам (эталонам), настоящему Договору либо данным, указанным в маркировке и сопроводительных документах, удостоверяющих качество Товара, Заказчик приостанавливает дальнейшую приемку Товара и уведомляет об этом Поставщика.
4.8. Если иное не оговорено между Сторонами, уполномоченные представители Поставщика обязаны явиться не позднее чем в -дневный срок с момента уведомления Заказчиком и принять участие в продолжении приемки Товара и составления двустороннего акта. При этом Заказчик обязан обеспечить сохранность и хранение ненадлежащего по качеству и/или количеству, и/или некомплектности Товара в условиях, предотвращающих ухудшение его качества и/или смешения с другим(и) однородным товаром(-ми).
4.9. Рекламационные акты, претензии и другие документы, необходимые для обоснования претензии, составляются Заказчиком и направляются Поставщику в течение рабочих дней (в том числе в период действия Гарантийного срока) с момента обнаружения дефекта/несоответствия.
5.1. Поставщик предоставляет гарантию качества Товара в течение Гарантийного срока на поставляемый Товар, указанного в Приложении №1 настоящего Договора.
5.2. Гарантия качества Товара распространяется на все составляющие части (комплектующие изделия) Товара.
5.3. В течение Гарантийного срока Поставщик обязуется устранить за свой счет любые обнаруженные Заказчиком недостатки Товара, при условии, что Поставщик был уведомлен в письменной форме о таких недостатках.
5.4. После получения подобного уведомления Поставщик должен произвести ремонт или замену бракованного Товара или его части без каких-либо расходов со стороны Заказчика. Если иной срок не предусмотрен в уведомлении, то в случае когда Заказчиком будут выявлены недостатки поставленного Товара, Поставщик обязан за свой счет в течение рабочих дней со дня поступления соответствующего уведомления от Заказчика устранить недостатки без каких – либо дополнительных затрат со стороны Заказчика.
5.5. Если Поставщик, получив уведомление, не исправит недостатки в сроки, требуемые Заказчиком, Заказчик может применить необходимые санкции и меры по исправлению недостатков за счет Поставщика и без какого-либо ущерба другим правам, которыми Заказчик может обладать по Договору в отношении Поставщика.
5.6. Гарантийный срок по настоящему Договору исчисляется с момента подписания Заказчиком Акта приема-передачи Товара.
7.1. В случае если возникнут обстоятельства, которые помешают полному или частичному исполнению какой-либо из сторон своих обязательств в соответствии с настоящим Договором, в частности: стихийные бедствия (пожар, наводнение, землетрясение и др.), война и военные операции любого характера, блокады, эмбарго, запрещение экспорта и импорта, эпидемии, изменение законодательства в странах производителя, Поставщика и странах возможного транзита оборудования и другие обстоятельства чрезвычайного характера, которые Стороны не могли предвидеть или предотвратить разумными мерами в ходе исполнения настоящего Договора, то срок, установленный для выполнения обязательств по настоящему Договору, будет пролонгирован на время, в течение которого действовали такие обстоятельства.
7.2. Сторона, для которой наступили обстоятельства, оговоренные п.7.1 настоящего Договора, обязана в течение рабочих дней известить другую Сторону о наступлении случаев форс-мажора и возможных сроках окончания обстоятельств непреодолимой силы. Неизвещение или несвоевременное извещение Стороной, для которой создалась невозможность исполнения обязательств по настоящему Договору, о наступлении обстоятельств, освобождающих ее от ответственности, лишает ее права ссылаться на факт наступления форс-мажорных обстоятельств.
7.3. Сторона, для которой наступили обстоятельства, оговоренные п.7.1, должна предоставить другой Стороне документы, подтверждающие возникновение и/или прекращение данных обстоятельств. Документы, выданные компетентными уполномоченными органами (организациями), являются достаточным основанием, свидетельствующим о подобных обстоятельствах и их длительности.
7.4. Если обстоятельства форс-мажора будут продолжаться более дней, то каждая из Сторон вправе в одностороннем, внесудебном порядке расторгнуть настоящий Договор, с предварительным письменным уведомлением другой Стороны не менее чем за рабочих дней до предполагаемой даты расторжения. В этом случае ни одна из Сторон не вправе требовать возмещения другой Стороной возможного ущерба. Стороны производят между собой взаиморасчеты, исходя из фактического состояния, сложившегося до наступления форс-мажорных обстоятельств.
8.1. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения Сторонами своих обязательств в рамках настоящего Договора все споры и разногласия разрешаются в соответствии с действующим Законодательством Российской Федерации.
8.2. Все споры и разногласия, возникающие в связи с настоящим Договором, должны разрешаться путем переговоров между Сторонами. Все возможные претензии по настоящему Договору должны быть рассмотрены в течение рабочих дней с момента получения претензии. В случае невозможности разрешения споров и разногласий путем взаимных переговоров, они подлежат рассмотрению в судебном порядке в соответствии с действующим Законодательством Российской Федерации.
Образец договора поставки товара, заключаемого между юридическими лицами
Кладовщик проводит первичный осмотр товара на этапе его выгрузки из транспортного средства. Процедура позволяет получить все сведения для оформления сопроводительных документов. Специалист успевает пересчитать груз, осмотреть его на наличие брака или недостачи. При поступлении товара с оптовых баз оформляется накладная по форме №М-15. Образец документ принят в 80-х годах прошлого века, форма бланка не менялась.
Лица, ответственные за прием товара
На оптовую базу приезжает автомобильный транспорт, который нужно разгрузить и распределить упаковки по складам. Все операции отслеживает материально ответственное лицо. Перечень его функций включает проверку на соответствие количества и качества товара, выбраковку испорченных продуктов. Численность сотрудников склада зависит от размеров оптовой базы и объемов поставляемой продукции. В небольших компаниях это может быть один человек.
Одно из обязательных условий – оформление товаросопроводительной документации, включая счета-фактуры, транспортные накладные, железнодорожные мандаты. Если приемка выполняется на собственной территории, начальник ставит печать собственной компании. Это свидетельствует о том, что за сохранность будет нести ответственность именно эта организация. При выгрузке на местности поставщика – на ж/д станции, в порту или чужом складе получить товар можно по доверенности с обязательным предъявлением паспортных данных.
Документ поможет избежать претензий от покупателя в случае выявления факта недостачи, порванной упаковки, брака продукции. Можно использоваться приведенные выше инструкции и составить договор по специальным образцам – акт № ТОРГ-1, утвержденный Государственным комитетом статистики РФ №132 от 1998 г., М-7 N71 а.
Но законодательство позволяет не руководствоваться этими стандартами. Если, например, компании составили свой договор, в котором прописан индивидуальный порядок приемки. В этом случае в документе должны быть указаны сроки исполнения, места выгрузки, а также определены образцы сопроводительных документов – счетов-фактур, накладных. При заполнении документов должен быть рассмотрен пункт о возражении на наличие некачественного товара. Если покупатель подписал документ, в судебном порядке он сможет доказать свою правоту и, соответственно, не вернет брак поставщику. А это означает, что необходимо включить условие, которое гарантирует покупателю право подавать жалобы и претензии.
Согласно действующему законодательству, материально ответственное лицо может составить акт о несоответствии товара в срок не позднее пяти дней, если будет выявлен факт неукомплектованности груза. На определение недостатков, не обнаруженных сразу, дается четыре месяца. Нормативные сроки указываются в договоре обеими сторонами.
Проверка товара на качество определяется, как было уже указано выше, путем выборки. Кладовщик несет ответственность за сохранность бракованного груза перед поставщиком. Проводится сверка привезенного товара с техническим паспортом, сертификатом, накладной и счетом-фактурой. Изделия осматриваются по внешнему виду, консистенции, базовой комплектации. Скоропортящиеся продукты также оцениваются по запаху. Претензии к непригодной продукции предъявляются на основании соответствующего пункта в документации.
Этот процесс позволяет наладить прием и хранение товаров. При этом снижаются издержки, связанные с ручным внесением информации. При поступлении каждой единицы товара присваивается собственный номер. Наличие идентификационных знаков дает возможность отслеживать наличие и местоположение, отгрузку в любой момент времени.
Сведения обо всех операциях хранится в памяти. Отчетность можно легко воспроизвести. Данные вводятся на понятном языке. Все ошибки идентификации можно легко идентифицировать с помощью уникального кода или магнитной метки.
На каждом из этапов пребывания товара на складе возникают ошибки. Эти несоответствия могут быть выявлены как на этапе приемки, так и выдачи товара. Нередко встречаются случаи порчи и воровства. Присвоение идентификационного номера позволяет устранить сбои – как преднамеренные, так и нечаянные и, соответственно, отследить весь путь изделия. Автоматизация снижает вероятность фальсификации, так как все действия сохраняются в памяти, и могут быть просмотрены с целью контроля.
Ее вероятность можно снизить, если поставщик будет привозить товар с маркировкой. Но необходимо позаботиться в этом случае о совместимости систем учета.
Как правило, возникает при небрежном выполнении обязательств в части приемки и выдачи товаров. Решить эту задачу можно путем чипирования и внедрения централизированного компьютерного учета.
Акт о недостаче
Используются такие формы как № ТОРГ-3 и № ТОРГ-2. Но могут возникнуть нюансы, большинство поставщиков решают проблему без формальностей. Если же требуется обязательное документирование недостачи, претензию необходимо завизировать у кладовщика, экспедитора или у специально созданной комиссии.
Этот вид продукции требует особого отношения, приемка должна сопровождаться соблюдением специфических правил. Получение изделий в пакете с длительным сроком хранения – стандартная процедура, на оборот скоропортящихся, весовых товаров следует обратить особое внимание. Должна быть оценена добротность, время реализации, соблюдение правил транспортировки и хранения. Есть нюансы при закупке продуктов у населения – фруктов, овощей, мяса, грибов, ягод, молока.
Существует целый алгоритм приемки товара по качеству и количеству. Эта схема подходит для складской работы и розничной торговли. Для компаний с большими объемами целесообразно автоматизировать процесс с помощью компьютеризации.
После визуального осмотра транспортного средства, которое перевозило товар (он включает осмотр пломб, корпуса самого авто на наличие повреждений и пр.), проходит предварительная приемка. После её прохождения оговаривается только число прибывших упаковок. Далее – окончательная приемка с проверкой содержимого последних. При этом происходит обязательное вскрытие тары.
Вскрываться могут не все упаковки. Это называется выборочной проверкой при приемке. Если с поставщиком взаимодействуют впервые или у руководителя нет причин для доверия, то он вправе провести сплошную приемку с пересчетом каждой единицы. Но обычно прибегают к выборочному варианту.
В договоре поставки пишут наименование, описание и количество товара. Без этого договора как бы нет, и поставщик вам ничего не должен — ст. 455 ГК РФ.
Как правило, товар коротко обозначают в предмете договора — что поставщик продаёт покупателю. Подробный ассортимент и количество для удобства выносят в отдельный документ — спецификацию. Под спецификацией стороны ставят подписи.
Внимательно проверьте, действительно ли в договор и спецификацию записали то, что вам нужно. У поставщиков документы заполняют менеджеры. Для них это потоковая работа, в которой легко допустить ошибку.
Пример:
Поставщик обязуется поставить Покупателю в обусловленные договором сроки муку в ассортименте и количестве согласно спецификации (Приложение №1), а Покупатель обязуется принять и оплатить стоимость товара.
Тогда в спецификации напишут наименование муки — пшеничная цельнозерновая ГОСТ 52189-2003, и количество — 2000 кг.
Акт приемки товаров по количеству и качеству
Покупатель принимает и осматривает товар по качеству и количеству и предъявляет претензии согласно инструкции из договора поставки — ст. 513 ГК РФ. Готовьтесь скрупулёзно соблюдать такую инструкцию.
Проверяйте соответствие товара информации из накладных. Если окажется, что товар не тот или его не хватает, не подписывайте накладные. О несоответствии сразу сообщайте поставщику. В обратном случае подписанная накладная и отсутствие акта станут основанием для оплаты.
В договоре может быть указан документ, которым оформляют расхождение товара с накладной, например, акт формы ТОРГ-2. Если так, используйте именно такую форму.
Пример:
В случае расхождения по количеству или качеству между товаром, указанным в товарной накладной, и фактически поставленным, составляется акт по форме ТОРГ-2 для отечественных товаров и ТОРГ-3 для импортных.
Акт является основанием для предъявления Покупателем претензии Поставщику по количеству, качеству либо комплектности товара.
Поставщик обязуется произвести замену товара ненадлежащего качества или восстановить количество партии в срок не более 24 часов со дня подписания акта.
Выдайте доверенность на подписание накладных и актов сотруднику, в обязанности которого входит приёмка. Иначе поставщик вправе не делать отгрузку, и просрочки на его стороне не будет.
По скрытым недостаткам покупатель предъявляет претензии поставщику в течение гарантии или срока годности товара — ст. 477 ГК РФ.
Согласно ст. 94 ФЗ №44 комиссия создается из 5- 6 человек (лучше – четное количество во избежание отсутствия решающего большинства при разделении голосов на “за” и “против”) из числа компетентных сотрудников организации, разбирающихся в вопросах качества подлежащего товара приемке.
В обязанности входит:
- разобрать по полочкам результаты проведенной экспертизы исполнения контракта;
- принять решение о приемке/не приемке товара или услуги.
Цель приемки товара/услуги – проверить срок годности, целостность, однородность партии, наличие или отсутствие брака. В целом – качество товара, сопоставимое с отраженными требованиями в контракте.
Механизм описан в ст. 94 № 44-ФЗ.
Однако, нельзя путать с порядком оприходования товара. Так завхоз не может подписать накладную, если принимается технически сложный товар. Возникает необходимость в создании приемочной комиссии, проведения экспертизы.
Если заказчик проводит процесс без привлечения внешних экспертов ,то алгоритм действий следующий:
- Принимается решение о формировании/не формировании комиссии.
- Назначается уполномоченный сотрудник, ответственный за приемку (если решено проводить собственными силами).
- Издается соответствующий приказ с описанием должностных инструкций, обязанностей.
- Проверяются сопроводительные документы (накладные, гарантийные и технические паспорта, сертификаты качества, акты приема-передачи), предоставленные с товаром от поставщика.
- Составляется акт рекламации с обозначением срока предоставления документов, если некоторые из них отсутствуют.
- Проводится приемка продукции по комплектации, количеству, ассортименту.
- Составляется акт приемки или претензионное письмо с мотивированным отказом при выявлении несоответствий товара с указанными сведениями в документации.
- Назначается выборочная или сплошная экспертиза, чтобы проверить одну/несколько партий поставленных товаров в случае выявления несоответствия их единицы к требованиям по качеству.
- Составляется заключение по итогам, прикрепляется к акту приемки.
Акт приема-передачи – закрывающий документ, подтверждающий исполнение контракта и внесение оплаты за услугу.
Заключается на основании ст. 94 ФЗ “О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, для обеспечения государственных и муниципальных нужд” после того, как исполнитель осуществит частичную (полную) поставку товара.
Полностью реализует взятые на себя обязательства по контракту.
Акт – отдельный документ, в котором фиксируется факт приемки продукции от поставщика согласно 44-ФЗ, т.е. полное соответствие товара/ услуги требованиям или критериям определенного уровня качества.
Акт составляется по итогам экспертизы и заключения, но не позднее 5 дней после составления документа, подписания сторонами. Только легитимный документ является правильным, если составлен на основании фактических сведений о проводимой поставке, универсальных передаточных документов либо товарных накладных, сопровождающих товар.
Если заказчик не составляет акт в силу определенных причин, то подвергается штрафу с взысканием в судебном порядке.
Акт составляется в 2-х экземплярах для поставщика и заказчика.
Строгая форма отсутствует, но обязательно должны быть прописаны главные пункты:
- список продукции, услуги;
- стоимость принятого товара;
- заключение экспертизы;
- решение заказчика, обоснование претензий при их наличии;
- подписи участников процесса.
С 1. 01. 2021г можно проводить приемку товара, составлять и подписывать документы онлайн в электронном формате за счет ЕИС (Единая информационная система). Цифровая подпись будет считаться юридически значимой, равно как и поставленная собственноручно на бумаге.
Для осуществления документооборота с помощью ЕИС стороны сделки составляют контракт по иному, дополняют его пунктами:
- возможность получения партии товара в электронном формате;
- обмен документами, подписанными цифровой подписью;
- принятие счетов-фактур, корректировочных и передаточных бумаг (первичных учетных документов) онлайн.
Акт приёмки товаров по количеству и качеству
Начиная с 1 января 2021 года составление и подписание документов о приемке товаров стало доступно в ЕИС (Единой информационной системе).
Теперь можно вести работу в электронной форме, а письма ФНС и Казначейства за номерами № АС-4-15/26126 и № 14-00-06/27476 подробно разъяснили, что онлайн-версии документов, которые подписываются цифровой подписью, равнозначны по юридической силе бумажным вариантам, подписанным собственной рукой.
Для того чтобы осуществлять документооборот с использованием ЕИС, необходимо указать в контракте следующие пункты:
- определить возможность обмена документами, подписанными цифровой подписью о получении партии товара и прочих процедурах и характеристиках в электронной форме;
- принимать электронные формы сопроводительных и подтверждающих документов, вроде счетов, передаточных и корректировочных бумаг и т.п. в качестве первичных учетных документов.
Участникам рынка нужно знать не только, какой документ подтверждает факт приемки товара заказчиком, но и как его нужно оформлять.
При осуществлении закупок по 44-ФЗ приемка проводится в соответствии с требованиями ст. 94 и некоторых пунктов ст. 34 этого нормативного акта. Госконтракт содержит описание процедуры передачи, ее сроки и порядок документального оформления. Поэтому сторонам заранее известно, как она будет проходить и как ее нужно подтверждать.
Заказчик должен сформировать комиссию из не менее чем 5 своих работников. Прежде чем подписать документ, который подтверждает приемку товара (работ, услуг), необходимо провести экспертизу объекта закупки. Она позволяет выявить возможные его недостатки и определить степень соответствия указанным в техническом задании на закупку требованиям.
Часто бывает, что во время экспертизы выявляется несоответствие объекта закупки заявленным в техзадании требованиям. В таких случаях закон № 44-ФЗ позволяет заказчику не принимать товар или работу. Для этого ему нужно составить мотивированный отказ, указать его причину и потребовать устранения недостатков в установленные сроки.
При согласии поставщика с обнаруженными недостатками он проводит их устранение (при наличии такой возможности), после чего товар принимается повторно.
Если же продавец уверен в качестве своей продукции, то он инициирует проведение независимой экспертизы, чтобы доказать, что им были выполнены все условия госконтракта.
Приемка по количеству имеет ряд особенностей. Товары, поступающие без тары, в открытой таре и в поврежденной таре, должны быть приняты по количеству в момент их получения от поставщика или от органа транспорта. Приемка от органов транспорта осуществляется в соответствии с правилами, действующими на транспорте. Если товары доставлены к месту назначения органом транспорта, покупатель, прежде всего, производит их приемку от перевозчика. При обнаружении порчи или недостачи груза получатель обязан потребовать составления органом транспорта акта либо других документов, предусмотренных транспортными правилами. Акт служит важным доказательством несоответствия груза данным сопроводительных документов.
В случае получения поставленных товаров от транспортной организации покупатель обязан проверить соответствие товаров сведениям, указанным в транспортных и сопроводительных документах, а также принять эти товары с соблюдением правил, предусмотренных транспортным законодательством.
Вид продукции, ее количество, комплектность, соответствие нормам и стандартам, в случае если они предусмотрены, являются обязательным пунктом договора поставки.
Важно! Правила приема продукции по количеству и качеству должны соответствовать нормативно-правовым актам, обязательным требованиям законодательства о техническом регулировании либо договорам (абз. 2 п. 1 ст. 474, абз. 2 п. 2 ст. 513 Гражданского кодекса РФ).
Также необходимо соблюдать Инструкцию о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству (утв. постановлением Госарбитража СССР 25.04.1966 № П-7), а также Инструкцию о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству (утв. постановлением Госарбитража СССР 15.06.1965 № П-6).
Что проверить покупателю в договоре поставки
Условия о порядке и сроках проведения приёмки поставленных товаров, выполненной работы или оказанной услуги заказчиком являются обязательной частью контракта (ч. 13 ст. 34 Федерального закона № 44-ФЗ). При приёмке заказчик проверяет соответствие количества, комплектности и объёма товаров, работ или услуг требованиям, которые были установлены в контракте.
Для проведения приёмки ТРУ либо результатов по отдельным этапам исполнения контрактных обязательств подрядчиком заказчик может привлечь специальную комиссию. В составе приёмочной комиссии должно быть не менее пяти человек. При этом полномочия по приёмке ТРУ и подписания приёмочной документации остаются только за заказчиком, передавать их третьим лицам он не может.
В первую очередь необходимо убедиться, что в проекте указаны конкретные характеристики требуемых товаров и критерии приёмки. Кроме того, в контракте должны быть установлены чёткие сроки приёмки, а также время, которое отводится для устранения исполнителем выявленных недостатков.
Для определения характеристик товаров могут использоваться определённые ГОСТы и иные нормативы. В качестве критериев приёмки заказчик может прописать различные требования. Например, требования о том, что упаковка товаров не должна быть нарушена, продукты питания и лекарства должны иметь определённые сроки годности и тому подобное.
При приёмке работ и услуг проверяется их соответствие ГОСТам, СНиПам и иным нормативам. Также заказчик проверяет, уложился ли исполнитель в установленные контрактом сроки и были ли по результатам выполнения работ или оказания услуги достигнуты поставленные цели.
Если закупочная документация не содержит конкретных критериев и сроков проведения приёмки, подрядчику следует запросить у заказчика разъяснения.
Акт приёмки должен быть составлен в двух экземплярах — для заказчика и исполнителя. Он должен быть сшит, скреплён печатью и подписан всеми членами экспертной комиссии: заказчиком, представителями исполнителя, специалистами экспертизы. В том случае, если член комиссии отказывается подписывать акт, в нём делается соответствующая пометка.
Если при составлении акта обнаруживаются расхождения, этот факт отмечается в сопроводительной документации (товарная накладная, счёт-фактура и др.) Далее акт приёмки и сопроводительные документы передают в бухгалтерию заказчика, которая рассчитывает сумму претензии.
Если проводилась повторная приёмка, в сопроводительных документах делается пометка о повторном проведении и составлении акта по форме ТОРГ-2.
Все несоответствия, выявленные при первичной приёмке, обязательно необходимо отмечать в накладной — номер партии, номер паспорта качества или номер сертификата соответствия можно вписывать в неё вручную.
- Кто может принимать товар на склад
- Как подготовиться к приемке-передаче товара
- Что необходимо проверить при приемке товара
- Сроки приема товаров
- Правила приемки товара по качеству, количеству и весу
- Пошаговая инструкция по приему товара на склад
- Правила приемки товаров на складе от перевозчиков и поставщиков
- Автоматизация приемки товаров в магазине и на складе
- Недостача, пересортица, излишки: как решать такие проблемы
- Нормативно-правовое регулирование приемки товаров
- Приемка продовольственного товара, что это такое
Осуществлением приемки товаров на склад, может заниматься только материально-ответственный сотрудник. Задачей которого является проверка соответствия качества, количества и сроков годности.
Количество сотрудников напрямую зависит от объемов поставок, маленьким предприятиям обычно хватает одного человека.
В ситуациях, когда приемка товара происходит на территории своего склада, обязательно наличие печати компании, которая подтверждает передачу ответственности. Если это происходит на территории поставщика, необходима доверенность и данные паспорта.
Приемка товара — процесс, сопровождающийся обязательной фиксацией каждого действия документально или с помощью фото. При этом обязательно присутствие представителя со стороны поставщика и покупателя, также допускается присутствие сторонних экспертов.
В ситуациях, когда место приемки товаров имеет значительное отдаление, необходимо оформить доверенность в отношении того, кто будет представлять интересы поставщика. Отсутствие такого документа может расцениваться как нарушение условий договора.
Заранее определите порядок действий, если будет повод для предъявления претензий к качеству продукции. В случаях, когда невозможно устранение недостатков, необходим отказ от выполнения договорных обязательств в одностороннем порядке.
Если у вас появились сомнения в отношении сопроводительных документов или товар не соответствует заявленным характеристикам, необходимо:
В договоре необходимо указать условия оплаты заказанной продукции. Большинство поставщиков работает по 100% предоплате. Иногда, при длительном сотрудничестве может быть открыта так называемая «кредитная линия», когда поставщик осуществляет доставку, например, каждые два дня, а покупатель платит один раз в конце месяца.
Чтобы избежать ситуаций, когда товар привезли, а принять его некому — стоит указать в договоре условие о предварительном звонке, например, за 30 минут.
Также стоит организовать зону приемки таким образом, чтобы для каждой категории товаров была выделена определенная зона.
Если приемкой занимается новый сотрудник, руководитель может создать пошаговую инструкцию, которая поможет не допустить ошибок. В дальнейшем все действия будут выполняться автоматически.
Ответственный работник должен проверить фактическое состояние и наличие привезенного товара с данными из накладной, обязательно должны совпадать все показатели. Может быть вскрыта каждая коробка для проверки или выбранные случайно, при наличии доверия к поставщику.
При обнаружении недостачи, из накладной чаще всего вычеркивается строка с отсутствующим товаром и ставится подпись. После этого печатают новую накладную с достоверной информацией, т.к. в суде не будет учитываться документация имеющая правки.
Законодательно работник обязан составить акт о расхождениях по количеству и качеству, к ним относятся:
Когда весь товар проверен, накладная подписывается и ставится печать. Сделать это может только материально-ответственный сотрудник, а именно руководитель компании или работник имеющий доверенность.
Если сотрудник не ставит печать, необходимо предоставить поставщику доверенность по форме М-2 и паспортные данные.
Этот шаг необходим для контроля продаж, таким образом происходит фиксация полученной продукции и дальнейшие ее передвижения.
Обычно для этого используется товароучетная программа. После приемки товара, он вносится в базу или просто меняется количество «в наличии». Помимо количества, товароучетная программа хранит в себе информацию о названии, стоимости, размере НДС и т.д. Попробуйте прямо сейчас товароучетную программу от Класс365 >>
При больших объемах поставок, удобнее использовать сканер, который упрощает работу, т.к. необходимость вводить все данные вручную становится неактуальной.
После того, как товар попал в базу, нужно рассчитать розничную стоимость. Для этого вы можете использовать общую наценку для отдельных категорий товаров, например 30% для обуви или указать стоимость для каждого товара индивидуально.
Розничная цена устанавливается в соответствии с решением руководителя компании. Исключением являются товары, для которых установлена максимальная/минимальная розничная цена, например табачные изделия. Магазин имеет право осуществлять продажу товара ниже установленной МРЦ, но не более чем на 25%.