Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Все о недостаче: от выявления до возмещения ущерба». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.
Перерасчету подлежат все материальные ценности, к которым можно отнести мебель и бытовую технику, документы и даже канцелярию. В зависимости от того, подготовлена ли была организация, ревизия может быть плановой (по расписанию, раз в месяц) и внеплановой. Чтобы составить план, распишите график, согласно которому ответственные лица производят перерасчет.
Причины, которые могут повлиять на проведение внеплановой инвентаризационной сверки:
Что делать в случае недостачи при инвентаризации в 2019 году
Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.
Нехватка ТМЦ — это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс — перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.
Еще одна особенность при данном процессе — указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.
В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком — владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.
К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.
Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.
В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара — проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.
Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.
Есть еще один вариант оформления дефицита — удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.
Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.
Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.
И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.
Недостача при инвентаризации: документальное оформление, что делать работодателю
Необходимо в первую очередь обнаружить настоящие причины, затем только искать виновного. Также нужно обязательно попросить написать сотрудника объяснительную.
После проведения расследования стоит привести приказ в исполнение и более тщательно следить за работником. Если происшествие выходит за рамки допустимого — нужно задуматься о дисциплинарном взыскании или об увольнении по статье.
Недостача на складе
Складские помещения имеют постоянный поток ТМЦ, поэтому здесь часто теряются товары. Разберемся, почему это происходит.
- Утрата документов или их неправильное заполнение. Пришла накладная, по ней выдали товарные единицы, но не занесли в книгу.
- Отсутствие оборудования, плохие условия учета.
- Непредвиденные факторы, которые привели к порче.
- Хищение.
Не подлежит сомнению, что сохранность активов компании обеспечивается за счет материальной ответственности ее работников.
В силу статьи 232 Трудового кодекса РФ работник, причинивший работодателю ущерб, возмещает его по правилам, установленным данным кодексом. Эти правила устанавливает статья 238 Трудового кодекса РФ. А именно: работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. В то же время неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.
Тем не менее, взыскать причиненный ущерб без ограничений можно лишь в случае полной материальной ответственности работника. Соответствующие случаи перечислены в статье 243 Трудового кодекса РФ. Среди них – недостача ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.
В соответствии со статьей 244 Трудового кодекса РФ под специальным письменным договором нужно понимать договоры о полной материальной ответственности – индивидуальной либо коллективной (бригадной). А примерами разовых документов могут служить:
- выданная работнику доверенность на получение определенных ценностей;
- расходный кассовый ордер о выдаче подотчетному лицу денежных средств на предстоящие расходы;
- накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (по унифицированной форме № ТОРГ-13).
Планируя взыскать ущерб, необходимо принять во внимание положения статьи 239 Трудового кодекса РФ. Дело в том, что материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие:
- непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны;
- неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.
Полная материальная ответственность может быть индивидуальной либо коллективной (бригадной). Последний вариант применяется, когда продавцы работают посменно.
Обратите внимание: перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждены постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85, причем данный документ зарегистрирован в Минюсте России.
Так, в Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, включены:
- должности директора, заведующих, администраторов, других руководителей организаций и подразделений торговли, их заместителей, помощников, продавцов, товароведов всех специализаций;
- работы по расчетам при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг (в т. ч. не через кассу, через кассу, без кассы через продавца).
Фактическое наличие товарно-материальных ценностей выявляется при инвентаризации (ч. 2 ст. 11 Федерального закона «О бухгалтерском учете»). Напоминаем, что порядок проведения инвентаризации регламентируют:
- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49);
- подраздел IV «Инвентаризации и проверки» раздела I Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н).
Работодатель обязан доказать:
- отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника;
- противоправность поведения причинителя вреда;
- вину работника в причинении ущерба;
- причинную связь между поведением работника и наступившим ущербом;
- наличие прямого действительного ущерба;
- размер причиненного ущерба;
- соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности (п. 4 постановления Пленума ВС РФ от 16.11.2006 № 52).
Внутренний контроль осуществляют не только органы управления экономического субъекта, но и ревизионная комиссия (ревизор) экономического субъекта (п. 18.1 Информации № ПЗ-11/2013).
В корпоративной организации избрание ревизионной комиссии (ревизора) относится к исключительной компетенции высшего органа такой организации (ч. 2 ст. 65.3 ГК РФ).
С позиций трудового законодательства экономический субъект – это работодатель. Статья 20 Трудового кодекса РФ определяет работодателя как физическое либо юридическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работником.
В случаях, предусмотренных федеральными законами, в качестве работодателя может выступать иной субъект, наделенный правом заключать трудовые договоры. Но ревизионная комиссия (ревизор) не обладает полномочиями по заключению трудовых договоров. Так, в ООО ревизор считается органом общества и избирается исключительно общим собранием его участников. Лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа общества, не может быть членом ревизионной комиссии общества или ревизором (п. 6 ст. 32, подп. 5 п. 2 ст. 33 Закона № 14-ФЗ).
На основании статьи 47 Закона № 14-ФЗ ревизор общества вправе в любое время проводить проверки финансово-хозяйственной деятельности общества и иметь доступ ко всей документации, касающейся деятельности общества. По требованию ревизора руководитель общества, а также работники общества обязаны давать необходимые пояснения в устной или письменной форме.
Обратите внимание
Недостача – физическое отсутствие денежных и материальных средств, включая товары и основные средства, выявленное в результате проведения контрольных процедур, ревизии, инвентаризации (п. 172 разд. 2 «ГОСТ Р 51303-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Торговля. Термины и определения», утв. приказом Росстандарта от 28.08.2013 № 582-ст).
Общеобязательные правила проведения инвентаризации установлены лишь для юридических лиц. Формально на индивидуальных предпринимателей они не распространяются. Так, Минфин России в письме от 31.12.2009 № 03-11-09/422 разъяснил, что при проведении инвентаризации по факту хищения товарно-материальных ценностей индивидуальный предприниматель вправе руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. Как видно, вправе, но вовсе не обязан!
Эта позиция поддержана апелляционным определением Суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 22.03.2016 № 33-1767/2016. Однако при этом суд, ссылаясь на статью 56 Гражданского процессуального кодекса (ГПК) РФ, указал: отказываясь от проведения инвентаризации в порядке, установленном Методическими рекомендациями, индивидуальный предприниматель обязан представить иные доказательства, достоверно подтверждающие факт и размер причиненного работником ущерба.
Мы же считаем: отсутствие прямого нормативного регулирования инвентаризации у ИП обязывает последнего самостоятельно установить порядок этой процедуры и довести его до сведения работника. Иное ставит работника ИП в худшее положение по сравнению работниками юридического лица, снижает государственные гарантии для защиты прав работников ИП, создает почву для злоупотребления правом. Дискриминация в сфере труда запрещена статьей 3 Трудового кодекса РФ.
Наш вывод полностью соотносится с условием подпункта «в» пункта 2 Типовой формы договора о полной материальной ответственности. В соответствии с ним «работодатель обязуется… проводить в установленном порядке инвентаризацию, ревизии и другие проверки сохранности и состояния имущества». А коль скоро такой порядок не установлен на государственном уровне, ИП обязан установить его локальным нормативным актом.
Сергей Данилов, корреспондент «ПБ»
Далее в статье перечислены самые распространенные ошибки по управлению, организации и контролю ведения учета складского товара, совершаемые работниками магазина.
Потребность в тех или иных товарах отмечается у всех магазинов, вне зависимости от его размера, спектра деятельности. Использовать «свой» же товар со склада для внутриорганизационных и хозяйственных моментов никто не запрещает. Однако, чтобы предотвратить неприятности, в том числе и недостачу, рекомендуется наладить строгий учет и контроль за такой продукцией.
В идеальном варианте потребление товаров самим магазином должно сопровождаться списанием. Если расходуемые предметы не были списаны, то в момент проведения инвентаризации появится недостача (при этом, она будет считаться убытком, хотя реальная ситуация совсем иная).
Недостача — понятие, выявление, учет, проводки, оформление и взыскание
Отсутствие оформления поврежденного товара должным образом (процедура списания) также является угрозой появления расхождений, совершения целого ряда ошибок. Во избежание возникновения подобных проблем рекомендуется вести учет бракованной продукции и позиций с дефектами. Кроме того, важно проанализировать, почему испорчена конкретная единица: заводской брак, случайная или преднамеренная порча.
Иногда в торговом зале магазина можно обнаружить пустые упаковки без товара, которые являются следствием хищения. В этом случае продукция тоже должна быть списана. Организовав качественный мерчандайзинг в зале, отслеживать пустые упаковки будет намного легче. Кроме того, такое ведение учета поможет владельцу выявить «ходовые» товары у злоумышленников, а значит, — улучшить качество безопасности и принять меры предосторожности.
Устранение всех вышеперечисленных ошибок, возникающих в процессе деятельности торговой точки, позволит сохранить порядок в магазине, нормализовать ведение учета реализуемого товара. Проводить инвентаризацию рекомендуется очень внимательно, так как полученная в ходе проверки информация может отражаться на показателях деятельности магазина достаточно длительный срок (1-3 года).
Отличительной особенностью списания украденного товара является составление заявления-объяснения о произошедшем факте материально-ответственным в письменном виде.
Вне зависимости от вида пропавшего товара, проводится процедура выявления виновного лица. Если виновник установлен, с него взымается плата-возмещение. Если доказательств о причастности лица к недостаче нет, тогда расхождение декларируется как убытки предприятия.
Так, списание недостачи при отсутствии виновных лиц (при условии соответствия размера расхождений с установленной нормой естественной убыли) может быть оформлено как расходы текущего финансового года. Для этого директор должен составить соответствующий приказ (распоряжение).
Обычно списание недостачи на виновное лицо проводят, если сумма расхождения фактического остатка товара с зарегистрированным сверх нормы естественной убыли. В соответствии с действующим законодательством РФ (Статья 243 Трудового Кодекса РФ), виновное лицо должно возместить магазину полную сумму причиненного ущерба.
Для определения суммы ущерба, которую необходимо вернуть, используются данные о стоимости материальных ценностей, актуальные именно в день обнаружения недостачи.
Опубликовано: 07.09.2020
- Списание недостачи при инвентаризации производится в зависимости от ее причин.
- Недостача в пределах норм естественной убыли, соблюдения условий договора между контрагентами учитывается на счете 94 и списывается в себестоимость продукции. Если недостаток материальных ценностей выше норм, потери фирмы компенсирует виновный сотрудник из своих средств. Если виновник не найден или не определен судом, недостача спишется в прочие расходы.
- Недостачи, образованные вследствие бедствий, природных катастроф, относят на прибыли и убытки (сч. 99), а в ситуации, когда товар, полученный от контрагента, имеет недостачу, не предусмотренную договором, применяют счет 76, субсчет «Расчеты по претензиям».
- Нормы естественной убыли устанавливаются отдельными документами министерств и применяются в зависимости от отрасли, сферы бизнеса, объекта инвентаризации членами инвентаризационной комиссии при расчете ущерба.
- Привлечь к ответственности виновных лиц, если с ними не заключен договор материальной ответственности, весьма проблематично.
- Руководитель всегда имеет материальную ответственность перед фирмой, с ним такой договор не заключается.
Чаще всего учет и подсчет товаров производятся в ночное время или выходные дни. Таким образом торговые предприятия повышают экономическую эффективность работы и не останавливают реализацию товаров. В результате компания исключает возможность потери доходов и не создает проблем для покупателей.
Выявить недостачу по итогам инвентаризации склада можно выполнив пересчет единиц имеющейся номенклатуры или позиций, прошедших регистрацию в товарной базе магазина. Затем нужно сопоставить количество наличной продукции с цифрами, указанными в последних отчетах. Расхождение может быть, как в большую сторону – в этом случае говорят об излишках, так и в меньшую – в этом случае речь идет о недостаче. После проведения инвентаризации необходимо документально оформить результаты, составив акты с полной описью каждой торговой позиции.
Недостача по результатам инвентаризации
Финальным этапом инвентаризации становится документальное оформление проведенной проверки. В зависимости от видов продукции, требующей списания, оформляются типовые акты.
Списание товаров, пришедших в негодность
Заключительным этапом комплексной проверки становится документальное оформление. Если во время инвентаризации были выявлены поврежденные, просроченные или испорченные товары, оформляются акты ТОРГ-15 и ТОРГ-16 соответственно. Акты списания оформляются в трех экземплярах: один отправляется в бухгалтерию, второй оставляет себе управляющий, а третий передается материально-ответственному лицу.
Важно! Реализация продукции с истекшими сроками годности возможна при наличии соответствующего разрешения от государственных органов контроля качества и безопасности. Если получить документ нельзя, ряд товарных позиций может быть возвращен поставщикам после оформления соответствующих документов.
Тестовые или наглядные образцы, располагающиеся на витринах магазинов или в зоне доступа клиентов, тоже обязательно списываются. Правильно оформлять документацию позволит организация дополнительного субсчета, который поможет отслеживать движение указанных товарных единиц. Приемку бесплатных муляжей продукции от поставщиков торговым точкам стоит производить официально в соответствие с формой М-15.
Важно помнить, что в рамках действующего налогового кодекса предусматривается уплата налога с товаров, предоставленных магазину бесплатно. В числе таких товаров и образцы продукции. По этой причине ряд владельцев торговых предприятий отказывается от «безвозмездной услуги», предлагаемой поставщиками.
Главным моментом при документальном оформлении списания украденной продукции становится составление объяснительной о произошедшем факте. Пояснительная составляется материально-ответственным лицом и прикрепляется к документам учета.
Независимо от стоимости и вида пропавшего товара обязательно производится выявление виновного лица. После того как будет установлен виновник, производится плата-возмещение. В ситуациях, когда нет доказательств причастности лица к недостаче, выявленное расхождение декларируется как убытки магазина.
При отсутствии виновных лиц недостачи могут оформляться как расходы текущего финансового периода. Однако важно, чтобы размеры расхождений коррелировались с нормой запланированной убыли. Документально эта ситуация оформляется посредством соответствующего приказа или распоряжения.
Списание недостачи на виновное лицо производят в ситуации, когда сумма расхождения по фактическим остаткам в сравнении с документально оформленными превышает норму естественной убыли. Законодательные нормы РФ предусматривают, что виновное лицо обязано возместить торговому предприятию полную сумму нанесенного ущерба в соответствие с 243 статьей Трудового Кодекса.
Определить сумму нанесенного ущерба, предусмотренную к возврату, позволяют данные о стоимости украденных материальных ценностей актуальные в момент обнаружения недостачи.
Ситуации, когда за недостачу не с кого спросить, возникают нередко. Активы компании могут быть утрачены в результате форс-мажорных обстоятельств (при наводнении, засухе, землетрясении) или похищены ворами, ловко заметающими следы.
Сначала собственнику имущества надлежит разобраться в истинных причинах недостачи и принять меры по поиску виновных лиц, а также доказательств их причастности к утрате ценностей. Для этого компания может сама провести внутреннее расследование или обратиться с заявлением в полицию.
Какие применяются проводки при списании недостачи, если виновник не установлен, посмотрим на примере.
Со строительной площадки компании «Стройка-город» пропали стройматериалы на сумму 2 654 399 руб. 38 коп. В учете «Стройка-город» после проведения инвентаризации и оформления необходимых документов произведена запись:
Когда испортился товар, или откуда-то оказался лишний, или вы нутром чуете, что что-то не так, вы берете и пересчитываете остатки. Для небольшого бизнеса в простом виде это и есть инвентаризация. По-хорошему, ее нужно проводить регулярно и закрепить график внутренним документом. А внепланово проводить — по «тревожному звонку» интуиции. Чтобы инвентаризация принесла пользу, результаты нужно оформить документом — инвентаризационной ведомостью. Если обнаружили недостачу — есть, например, сличительная ведомость. Формы документов вы можете разработать свои. Главное, документы должны содержать информацию о том, соответствует или не соответствует фактически количество товара с данными в первичных документах. В дальнейшем такие ведомости будут являться подтверждением понесенных убытков.
По итогам инвентаризации могут выявиться недостача товаров или излишек.
Естественное желание предпринимателя, списать недостачу в налоговые расходы, приводит нас к закрытому перечню расходов в статье 346.16 НК РФ. Как таковая, недостача и порча товара в этом списке не поименована. Но…
В пункте 5 статьи 346.16 есть статья Материальные расходы, к которым, помимо остальных затрат, другая статья НК (ст. 254) относит потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке товаров в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ.
Здесь можно выделить такие факторы:
- Пересортица. Например, в магазине продаются краснодарские и голландские яблоки. Они похожи внешне, но отличаются стоимостью. Если вместо голландских фруктов будет по ошибке продана краснодарская продукция, возникнет недостача.
- Производственные издержки. Сюда можно отнести факт, что часть товаров может рассыпаться в процессе реализации, что также приведёт к недостаче.
- Непреодолимые обстоятельства. Например, в результате наводнения, складские помещения были затоплены, и часть продукции пришла в негодность.
- Хищение. Это вина сотрудников, которые используя служебное положение, присваивают себе денежные средства или товары компании.
Допустим, что магазин занимается продажей муки. В ходе фасовки, часть товара рассыпается, что списывается на издержки производства. Предположим, что за отчётный период , недостача составила 2 000 рублей без учёта торговой наценки в 500 руб.
Бухгалтерская проводка будет следующей:
- Дебет 94/Кредит 41 — 1 500 величина недостачи;
- Дебет 94/Кредит 42 — 5 00 размер торговой наценки за отсутствующую продукцию;
- Дебет 44/Кредит 94 — 1 500 стоимость недостачи в рамках издержек производства.
Предположим, что в строительной фирме сгорела бетономешалка, стоимостью 15 000 рублей. Начисленная амортизация составила 2 500 руб, виновные пожара не установлены.
В отчётной документации это отображается следующим образом:
- Дебет 94/Кредит 01 — 15 000 первоначальная стоимость оборудования;
- Дебет 02/Кредит 01 — 2 500 начисленная амортизация;
- Дебет 91-2/Кредит 94 — 15 000 величина недостачи.
Например, пользуясь служебным положением, кассир магазина присвоила 12 500 рублей. Вина установлена, недостача будет вычитаться из заработной платы кассира равными долями по 1 250 рублей ежемесячно.
В бухгалтерской проводке это отобразится так:
- Дебет 70/Кредит 73 — 1 250 удержание из зарплаты.
Недостача ТМЦ. Виновное лицо не обнаружено
Недостача или излишки, выявленные в процессе инвентаризации, оформляются документально по ее окончании. В таких документах ответственным за проверку лицом указываются фактические суммы недостачи или излишков. К документу, в котором списываются излишки или недостачи, обязательно прилагается акт проведения проверки и другая документация, подтверждающая количество товара, оставшегося в наличии.
Как оформляются документы на списание недостачи
Списание недостачи должно проводиться с учётом норм естественной убыли и учётной политики предприятия.
Естественная убыль списывается только после расчёта её суммы бухгалтерией и проверки результатов руководством предприятия и независимой инвентаризационной комиссией.
После этого принимается решение о необходимости служебного расследования и установления виновных. Расследование необходимо, когда сумма недостачи превышает нормы естественной убыли.
Применение норм естественной убыли предусматривается для любых количественных и качественных товаров, за исключением фасованных и поступающих поштучно.
Итак, все первичные документы оформлены и сданы в бухгалтерию, перед бухгалтером стоит задача произвести необходимые операции для достоверного отражения в учете излишков и недостач при инвентаризации. Как же отражаются результаты инвентаризации в учете? Какие проводки оформляются?
Прежде всего, бухгалтер должен знать, выявлено ли лицо, виновное в недостачах: от этого зависит способ учета недостач. Недостачи в пределах норм естественной убыли можно списать на издержки производства и обращения, а всё, что превышает нормы – относится на виновных лиц.
Если же виновные лица так и не выявлены, или же суд отказал во взыскании с них убытков, недостачи относятся на финансовые результаты. Куда именно бухгалтерия отнесет недостачи – решает руководитель организации в приказе, оформленном по результатам проведенной инвентаризации.
Излишки же сразу относятся на финансовые результаты, причем, оприходование производится по рыночным ценам на текущую дату. В целях исчисления налога на прибыль выявленные излишки и недостачи при инвентаризации считаются внереализационными доходами и расходами.
НДС, ранее принятый к вычету, подлежит восстановлению в случаях, перечисленных в п.3 ст. 170 НК РФ. Но списание недостачи по результатам проведенной инвентаризации не относится к перечню операций из вышеупомянутой статьи Налогового Кодекса. Недостача может быть выявлена вследствие хищения, пожара, истечения срока годности и т.п.
Поэтому, по мнению Высшего Арбитражного Суда РФ, восстанавливать НДС по недостаче при инвентаризации не нужно.
А вот Минфин зачастую придерживается прямо противоположного мнения, например, в Письме № 03-03-06/1/1997 от 21.01.2016 года сказано, что ТМЦ при списании из-за недостачи не подлежат дальнейшему использованию, а значит, НДС по ним должен быть восстановлен.
Однако такого правила Минфин рекомендует придерживаться не всегда. В Письме ГД-4-3/8627@ от 21.05.2015г. уточнено, что при выбытии имущества из-за пожара восстанавливать НДС не надо. Кроме того, восстанавливать НДС не нужно, если уничтожаются некачественные ТМЦ для обеспечения безопасности и реализации качественной продукции (Письмо Минфина № 03-07-11/34617 от 23.08.2013г.)
Таким образом, если выбытие имущества происходит вследствие хищения, порчи, недостачи, потери и т.п. или их невозможно использовать в дальнейшем из-за брака, истечения срока годности, то восстанавливать НДС не потребуется (Решение ВАС РФ № 3943/11 от 19.05.2011 и № ГД-4-3/21097 от 26.11.2013 и Письмо Минфина №03-01-13/01/47571 от 07.11.2013).
В то же время, исключать возможность претензии со стороны налоговых органов из-за разъяснений в Письме №03-03-06/1/1997 от 21.01.2016г. не стоит. В любом случае, ВАС принимает сторону налогоплательщиков, поэтому отстоять своё право в суде возможно.
Рассмотрим всё вышесказанное об инвентаризации имущества на примере.
ООО «Фиалка», занимающаяся оптовой торговлей и применяющая общую систему налогообложения, провела инвентаризацию ТМЦ на складе при смене материально ответственного лица. В результате были выявлены излишки и недостачи.
Излишки:
Товар 1 – 10 шт. по 200 руб. (рыночная стоимость на дату инвентаризации)
Недостачи:
Товар 2 – 5 шт. по 300 руб.
Товар 3 – 8 шт. по 50 руб.
Товары, поступившие от ООО «Гладиолус», облагаются по ставке 18%.
Перед началом инвентаризации был издан приказ руководителя ООО «Фиалка», в котором указана причина инвентаризации, дата начала, конца и оформления результатов инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии. Приказ был доведен до сведения всех членов инвентаризационной комиссии и главного бухгалтера под роспись.
В результате инвентаризации была заполнена опись по форме ИНВ-3, которую прошили, пронумеровали, скрепили подписями членов инвентаризационной комиссии и печатью организации. При сравнении описей с ведомостями, предоставленными бухгалтерией, были выявлены излишки и недостачи при инвентаризации, в результате которых председатель инвентаризационной комиссии составил сличительную ведомость ИНВ-19 с указанием расхождений данных бухгалтерского учета с фактическим наличием ТМЦ в количественном и стоимостном выражении.
Подведя итоги проведенной инвентаризации, описи и сличительные ведомости были сданы в бухгалтерию и главным бухгалтером совместно с председателем инвентаризационной комиссии были подписаны результаты инвентаризации.
В ходе проверки первичных документов главный бухгалтер установила, что недостача образовалась вследствие неверного оприходования ТМЦ в бухгалтерском учете ответственным за этот раздел учета бухгалтером. На основании докладной записки главного бухгалтера руководителю, был издан приказ о погашении стоимости недостачи за счет заработной платы бухгалтера по учету ТМЦ.
В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — по качеству или количеству — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги. Потом издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации и вносятся изменения в учет. Затем принимается решение о взыскании ущерба с материально ответственных лиц.
Для ответа на вопрос, как удержать с сотрудника недостачу при инвентаризации, необходимо оценить ее стоимость. От этого зависят дальнейшие действия.
Если она не превышает его среднемесячный заработок, достаточно в течение месяца издать распоряжение и вычитать непосредственно из зарплаты. Если сумма убытка больше или месяц уже истек, придется подавать иск в суд. Удержания будут производиться на основании его решения и впоследствии выданного исполнительного документа.
Закон допускает заключение соглашения о рассрочке, если работник готов возместить убытки, но не располагает всей суммой сразу.
Не всегда любая недостача является негативным явлением, требующим поиска виновного лица. Иногда она является просто одним из рабочих моментов и ее можно попросту списать, как расходы на ведение деятельности. Списание недостачи необходимо проводить строго в установленном порядке, чтобы избежать ответственности за растрату.
Далеко не всегда недостача является прямой виной кого-либо. К примеру, товар мог быть травмирован случайно в процессе передвижения. Также на законодательном уровне четко закреплено: если в пределах магазина покупатель что-либо поломал или разбил, то он может не компенсировать стоимость товара. То же самое касается вещей нательных: ее могут порвать или просто наряд утрачивает товарный вид из-за слишком частых длительных примерок. Серьезные бренды отказываются от продажи подобной продукции, списывая ее вовсе или устанавливая стоимость в разы ниже заявленной изначально.
Именно поэтому для каждой категории товаров предусмотрены определенные нормы – издержки обращения. Это те объемы продукции, денежных средств, которые могут быть списаны просто так. Сумма или объемы продукции сверх данной нормы на усмотрение руководства будут взысканы с виновного. Если же недостача не превышает указанные объемы, то тогда вполне допустимо просто списать указанную сумму. Это не будет считаться нарушением.
Порядок удержания недостачи при инвентаризации часто изначально оговаривается в коллективном договоре. Если нехватка материальных ценностей замечена в особо крупных размерах, то за подобное может наступать даже уголовная ответственность. Особенно часто это возникает на государственных предприятиях и касается руководства и главного бухгалтера. При этом уголовное наказание не освобождает от обязанности возместить полностью всю недостачу.
Материальная ответственность оговаривается при приеме на работу. Завхоз или главный бухгалтер являются лицами с полной материальной ответственностью. За недостачу по результатам проведенной инвентаризации они будут платить сами в полном объеме.
Если виновные лица не установлены, либо нехватка вызвана физико-химическими свойствами продукта (естественная убыль), обстоятельствами непреодолимей силы или иными объективными причинами, происходит списание недостачи при инвентаризации. Оно также оформляется письменным распоряжением директора, в котором должно быть указано точное количество и стоимость относимых на затраты или за счет прибыли материалов и ценностей.
Суммы в пределах естественной убыли относятся на производственные затраты, а сверх нее списываются на убытки компании (за счет чистой прибыли).
Также возможно, что недостача вызвана недопоставкой материалов от поставщика. В этом случае при наличии неопровержимых доказательств в его адрес выставляется претензия.
Как отразить в учете выявленные при инвентаризации недостачи
Сличительная ведомость является основным документом, подтверждающим финансовый ущерб компании при несоответствии показателей. Недостача при инвентаризации — частый итог проверки количества товарно-материальных ценностей. Ответственность за различия между фактической и учетной цифрой лежит на должностном лице. Работодатель вправе взыскать убытки с виновника при предоставлении доказательств. Решение конфликта допустимо при мирном урегулировании или обращении в вышестоящую инстанцию. Привлечение к уголовной ответственности возможно при краже, хищении имущества.
Возникновение финансовых трудностей может быть связано с издержками организации, человеческим фактором, наступлением ситуаций непреодолимой силы. Обнаружить причины позволяет тщательное расследование дела. Дальнейшие действия работодателя, мера наказания виновной стороны зависят от обстоятельств, повлекших нехватку товарно-материальных ценностей. Основные причины недостачи:
- умышленные преступные действия, халатное поведение материально ответственного сотрудника;
- хищение, кража имущества третьими лицами;
- занижение цены на продаваемую продукцию;
- неправильное хранение товаров;
- истечение срока годности;
- естественная убыль;
- пересортица товаров;
- ошибки бухгалтерского учета.
После обнаружения нехватки товарно-материальных ценностей необходимо документально зафиксировать результаты проверки. Работодатель должен знать, как оформить недостачу при инвентаризации. Основной порядок действий:
- Составление сличительной ведомости.
- Выяснение причин, обстоятельств возникновения недостачи.
- Требование от сотрудника предоставления докладной записки.
- Издание приказа о недостаче, выявленной в процессе проверки.
При обнаружении недостачи при инвентаризации ответственность ложится на должностное лицо, отвечающее за сохранность материальных ценностей компании, при наличии подтверждающих доказательств. Если сотрудник не признает вину, руководитель предприятия вправе обратиться в вышестоящую инстанцию. Если в ходе расследования не было установлено лицо, совершившее преступное деяние, происходит списание недостачи при инвентаризации, как прочие расходы. Наказание не предъявляется, если причины несоответствия показателей — форс-мажорные обстоятельства, нормальный хозяйственный риск, случай крайней необходимости.
Общее между ними то, что оба содержат данные о наименовании материальных ценностей. Однако на этом сходство заканчивается. На примере инвентаризации запасов разница между ними такова:
- инвентаризационная опись содержит перечень всех ТМЦ, но не содержит разниц между фактическими и бухгалтерскими данными;
- сличительная ведомость составляется только по тем ТМЦ, по которым зафиксирована разница между фактическими и учетными данными. То есть в сличительной ведомости содержатся не все ТМЦ, а лишь те, по которым обнаружены отклонения. При этом данных о самом количестве ТМЦ уже нет (они есть в инвентаризационной описи), а есть лишь цифры отклонений, поделены на избыток/недостаток, а также определены ТМЦ, по которым есть пересортица.
Результат инвентаризации бухгалтеру необходимо показать в бухгалтерском учете и финансовой отчетности того отчетного периода, в котором инвентаризация была закончена, а не на дату подписания протокола или приказа руководителя по урегулированию инвентаризационных разниц.
Так, если инвентаризация проводится в конце III квартала 2021 года, например на 30.09.2021 г., а протокол подписан в октябре 2021, то все равно – результаты проводим на 30.09.2021 г. и отражение в финансовой отчетности III квартала. Это связано с тем, что цель инвентаризации – подтвердить достоверность данных финансовой отчетности, а потому и результат инвентаризации должен войти в такую отчетность. До крайней даты подачи такой финансовой отчетности в государственные органы — времени вдоволь.
Внимание: результат инвентаризации должен войти в финансовую отчетность того периода, к которому относится дата инвентаризации.
НДС. Начисления НДС при оприходовании остатка нет. Такая операция не относится к операциям по поставке товаров, так как по пп. 14.1.191 НКУ поставка предусматривает переход права собственности (продажа, обмен, дарение и тому подобное) (разъяснения ГНС в 101.02 ВИР). Это касается не только запасов, но и необоротных активов.
Налог на прибыль. Учет излишков запасов и необоротных активов ведется по правилам бухучета. Специальных налоговых разниц в отношении него нет. Однако, если оприходование излишка сопровождается начислением дохода (субсчета 719 «Прочие доходы от операционной деятельности», 746 «Другие доходы от обычной деятельности»), то это само собой увеличивает финрезультат, а следовательно, и налог на прибыль.
Единый налог. К сожалению, излишек ТМЦ следует включать в доход налогоплательщика единого налога (ИНК от ГНС от 03.08.2018 г. № 25569/6/99-99-12-02-03-15). Эта достаточно спорная позиция, но ГНС настаивает на уплате единого налога со стоимости оприходованных активов. Причина в том, что по п. 292.3 НКУ доходом единоналожника является любой доход, полученный в том числе и в материальной или нематериальной формах, включая:
- подаренные товары, оформлены письменным договорам дарения, по которым не предусмотрено денежной или другой компенсации;
- товары, которые переданы плательщику ЕН на хранение и использованы им.
Для определения недостатка сыпучих ТМЦ, пищевых продуктов, строительных материалов, топлива и др. объем их недостатка следует сравнить с нормами естественной убыли (п. 4 раздела IV Положения № 879). При отсутствии норм естественной убыли потеря рассматривается как недостача сверх нормы (п. 4 раздела IV Положения № 879).
Не считаются естественными потерями технологические и аварийные потери, недостачи из-за хищения, брака, потери при ремонте, потери при нарушении стандартов, правил технической эксплуатации, повреждения упаковки и т.д.
Нет и невозможно никаких норм естественной убыли в отношении таких запасов как:
- малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (МБП). За определенные инструменты, одежду, которые считаются поштучно;
- товаров, готовой продукции, других запасов, которые считаются поштучно. Например, уже упоминавшиеся шоколадные батончики, конфеты, торты и т.п.