Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «График отпусков на 2022 год с учетом изменений ТК РФ». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Законодательство не требует издания приказа (распоряжения) о составлении графика отпусков. Однако на практике, особенно если речь идет о средних и крупных предприятиях, такой распорядительный документ оформляется. Объясняется это просто. Чтобы составить график, надо у каждого сотрудника запросить информацию о планируемых датах отдыха. Понятно, что собирать такие сведения проще децентрализовано, передав соответствующие функции линейным руководителям. Именно для этого издается приказ. В нем указываются лица, ответственные за сбор данных о предстоящих отпусках сотрудников, а также за подготовку сводного документа по форме № Т-7, его согласование с профсоюзом (если это требуется) и передачу на утверждение в отдел кадров и руководителю.
График отпусков на 2022 год: особенности составления, форма
На основании графика отпусков определяется очередность, по которой сотрудники используют положенные им ежегодные отпуска в календарном году. В документе содержится информация о времени распределения периодов отпуска между сотрудниками (ст. 123 ТК).
При заполнении графика требуется учитывать пожелания работников, а также особые моменты рабочего процесса в компании. Документ нужно утвердить к 17 декабря.
Заполнение графика отпусков — обязанность практически всех работодателей вне зависимости от численности работников. В Письме ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 г. № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193 зафиксировано, что микропредприятие, которое в полной мере или частично отказалось от внутренних нормативных актов, в т.ч. графика отпусков, вправе заполнять вместо него письменные соглашения между работодателем и персоналом. Данный момент нужно прописать в трудовом договоре. Позиция инспекции по труду основывается на ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК, Письме Роструда от 01.08.2012 г. № ПГ/5883-6-1.
Механизм заполнения графика отпусков можно прописать в колдоговоре, ПВТР или ином внутреннем документе работодателя. Роструд полагает, что график отпусков может быть не только в целом по компании, но и по отдельному структурному подразделению.
Данный момент актуален для больших организаций, в которых работает большое количество сотрудников. В такой ситуации график отпусков формируется начальниками отделов, которые затем подают документы в отдел кадров, специалисты которого заполняют сводный график отпусков в целом по компании.
В графике отпусков должны быть сведения о том, когда и с какой длительностью будет отпуск по каждому работнику. Продолжительность зависит от количества дней, на которые работник имеет право, и от количества дней отпуска, не использованного до начала 2022 года.
При заполнении графика нужно помнить не только о старых, но и о вновь принятых сотрудниках, не отработавших на начало года шести месяцев. Право на отпуск в первом году трудовой деятельности появляется по истечении полугода непрерывной работы в конкретной компании. Соответственно, при заполнении документа нужно учесть, чтобы новые сотрудники до конца 2021 года могли использовать положенные им дни отдыха.
Роструд полагает, что неправильно — проставлять в графике лишь месяц, а не конкретные даты начала и окончания периода. Чтобы избежать конфликтов с сотрудниками, рекомендуется указывать точные даты отпуска.
Перенос отпуска на следующий год
Иногда при заполнении графика кто-то из сотрудников может подать заявление не давать ему отпуск в следующем году, а перенести его на последующий. Специалисты Роструда рекомендуют ответить на такое заявление отказом.
Ежегодный отпускной период должен предоставляться сотрудникам каждый год. Перенос возможен, но только в исключительных случаях (ст. 124 ТК). К примеру, при производственной необходимости или временной нетрудоспособности сотрудника.
Для заполнения графика используется форма Т-7, регламентированная Постановлением Госкомстата от 06.04.2001 г. № 26. При планировании отпусков информация вносится в графы 1-6.
В графе 6 ставится дата начала отпуска работников, в т.ч. тех, которые имеют право на отпуск в любое время.
Графы 7-9 не заполняются. Информация в них вносится вручную в течение года, когда сотрудники будут уходить в отпуск.
Рекомендуется добавить в форму дополнительную графу «С графиком ознакомлен» или же можно прикрепить к графику лист ознакомления в качестве приложения. По ст. 123 ТК каждый сотрудник извещается о времени начала отпуска не позже чем за 14 дней до его начала.
Пока график отпусков не утвержден, он — только проект. Когда руководитель и начальники подразделений и отдела кадров его подпишут, он передается в профсоюз (ст. 372 ТК). График подтверждается через выписку из протокола заседания профсоюзного комитета. Если в компании нет профсоюза, об этом делается отметка в строке согласования графика.
Работники ознакамливаются с утвержденным графиком отпусков под подпись. Сам документ:
Как правильно составить график отпусков на 2022 год
Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2022 год нужно было утвердить не позднее 17 декабря 2021 года.
График отпусков составляют все работодатели. Не делать этого могут только микропредприятия, которые отказались от принятия внутренних нормативных актов (статья 309.2 ТК РФ). Однако в таком случае необходимо заключить с каждым сотрудником письменное соглашение и зафиксировать этот факт в пункте 22 Типового трудового договора.
Перед составлением графика отпусков нужно учесть, что помимо основного оплачиваемого периода отдыха длиной 28 дней (статьи 114-115 НК РФ), некоторым категориям трудящихся положены дополнительные дни (статьи 116-119 НК РФ).
Если работник трудится первый год, он вправе рассчитывать на отдых через 6 месяцев. Но есть случаи, когда его следует предоставить раньше, если сотрудник изъявил такое желание (статья 123 ТК РФ). На это вправе рассчитывать женщины перед «декретом» и сразу после него, несовершеннолетние, лица, усыновившие ребёнка до трёх месяцев и некоторые другие (статья 122 ТК РФ).
Указанные категории сотрудников также вправе получить отпуск в любое удобное для них время. Кроме того, такое право есть у одного из родителей / опекунов несовершенного ребёнка-инвалида, ветеранов, «чернобыльцев», доноров крови, супругов военнослужащих, совместителей и иных категорий.
Нельзя не предоставлять нанятому лицу отпуск в течение двух лет подряд (статья 124 ТК РФ), даже если он сам об этом просит. Если период отдыха за прошлый год не был использован полностью, оставшиеся дни нужно включить в график отпусков на следующий год. Сначала в документе отражается прошлогодний период, а потом – приходящийся на год, на которой он составляется.
Период ежегодного отдыха можно делить на части, но одна из них не должна быть менее 14 календарных дней (статья 125 НК РФ).
Существует типовая форма графика отпусков – она утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Однако с 2013 года обязанность применять этот унифицированный бланк отменена. Работодатель вправе сам разработать документ, включив в него все необходимые реквизиты, и должным образом его утвердить.
На практике большинством организаций по-прежнему применяется форма Т-7, поскольку она удобная и проверенная временем. Нередко её дополняют в excel нужными графами, например, для подписи сотрудников при ознакомлении.
Ежегодный отдых сотрудников, как правило, планируется с учётом их мнения, хотя такой обязанности у работодателя нет. По понятным причинам все пожелания учтены быть не могут, особенно в крупных организациях. Но всё же работодатели по возможности стараются пойти навстречу коллективу.
А вот мнение профсоюзной организации, если она создана, при составлении графика отпусков учесть нужно. Есть важный нюанс: согласовать его следует лишь с тем профсоюзом, который представляет более половины всех сотрудников.
Выше мы привели основные правила составления документа. Далее предлагаем разобрать этот процесс поэтапно.
Готовый бланк нужно направить в профсоюзный комитет. Для этого составляется сопроводительное письмо в двух экземплярах. Один передаётся в профсоюз вместе с графиком, а на другом его представитель поставит отметку о принятии документов. Это необходимо для фиксации даты их передачи. В течение 5 рабочих дней профсоюз должен рассмотреть график и вынести своё мотивированное мнение в письменном виде.
Допустим, представительный орган с проектом не согласен и предлагает его доработать. Работодатель может принять замечания и скорректировать график в соответствии с ними. Если же он на это не идёт, в течение трёх дней надо провести консультации с выборным органом профсоюза для урегулирования всех вопросов. Однако если стороны не придут к консенсусу, руководитель всё равно сможет утвердить документ, но придётся составить протокол разногласий. За профсоюзом останется право обжаловать это решение в ГИТ или в суде, а также инициировать коллективный трудовой спор.
За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.
Исполнение утверждённого документа является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Это значит, что работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, а сотрудник – отказаться от него. Но по соглашению сторон время отдыха может быть перенесено. В этом случае работник пишет заявление, а в график вносятся изменения.
Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.
График отпусков хранится в течение трёх лет. Такой срок указан в Перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236.
Мы привели основные правила, в соответствии с которыми составляется график отпусков, образец заполнения, а также рассказали обо многих тонкостях этого документа. В заключение добавим, что за его отсутствие может быть назначен штраф по статье 5.27 КоАП. Для должностных лиц и ИП он составит 1-5 тыс. рублей, для предприятий – 30-50 тыс. рублей.
Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.
Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.
При приближении отпуска, несмотря на то, что пришло время отпуска по графику отпусков, о времени начала отпуска работодатель обязан каждого работника известить под роспись не позднее, чем за две недели до его начала (ст.123 ТК РФ). Это важная часть порядка предоставления отпусков. При этом, формы и способы уведомления работодатель определяет самостоятельно (письмо Роструда от 30 июля 2014 г. N 1693-6-1). Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п.
Затем оформляется приказ о предоставлении трудового отпуска. Форму приказа можно использовать утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Так же можно использовать произвольную форму приказа на отпуск. С приказом на отпуск работник знакомиться под роспись.
Писать заявление на отпуск по графику не нужно. Заявление потребуется только в случае, если отпуска в графике не было. Например, при предоставлении трудового отпуска работнику, принятому в текущем году. Либо если отпуск используется с согласия работодателя не по графику.
В табеле учета рабочего времени дни отпуска отражаются кодом «ОТ» или «09».
Так же необходимо заполнить личную карточку Т-2. В личной карточке делается отметка об отпуске в разд. VIII.
График отпусков на 2022 год: особенности составления, форма
Отзыв из ежегодного основного оплачиваемого отпуска допускается только с согласия работника, причем неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год (ст. 125 ТК РФ и п. 37 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2).
В связи с какими обстоятельствами допускается отзыв из отпуска, законодательно не установлен, работодатель вправе такой перечень определить самостоятельно.
Более того часть 3 ст. 125 ТК РФ устанавливает запрет на отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда даже при наличии их согласия.
В случае, если работник не подпадает под льготную категорию и согласен на отзыв из отпуска, то необходимо сделать перерасчет. Нужно удержать с работника отпускные или нет будет зависеть от периода, когда он будет использовать оставшуюся часть отпуска.
Если отзыв из отпуска на короткий срок и работник сразу после отзыва будет использовать оставшуюся часть отпуска, то не нужно удерживать отпускные в случае, если использование отпуска приходится на тот же месяц в котором начался отпуск.
Например:
Работник находится в отпуске с 2 по 15 июля 2022 года. С письменного согласия работника его отозвали из отпуска на неделю раньше, то есть с 9 июля. Работник решил до использовать отпуск с 16 июля. В данном примере за период с 9 по 13 июля работнику будет начислена заработная плата, а с 16 по 22 июля сохранен средний заработок. Размер среднего заработка не изменится, так как расчетный период для определения среднего заработка не поменялся.
Приведенный выше пример очень часто встречается если в период отпуска работник заболевает, а после выздоровления использует отпуск, приходящийся на время временной нетрудоспособности.
Если при отзыве из отпуска оставшаяся часть отпуска будет использоваться в другом месяце, то необходимо сделать перерасчет, так как средний заработок будет определяться из другого расчетного периода.
Согласно ПБУ 8/2010 все организации, кроме тех, кому можно вести упрощенный учет, обязаны создавать в бухучете резерв на оплату отпусков. Резерв отражает обязательства перед работниками по оплате отпусков на отчетную дату (п. 15 ПБУ 8/2010). Его нужно создавать минимум раз в год на 31 декабря.
ПБУ 8/2010 не определяет порядок расчета оценочного обязательства по отпускам, поэтому каждая организация должна его закрепить Учетной политикой по бухгалтерскому учету.
Одним из способов, который используют организации (самый простой способ) это зарезервировать на следующий год сумму, которая потрачена на отпускные и страховые взносы с них в текущем году. Но в таком случае обязательство на 31 декабря будет сильно отличаться от реальной суммы. Занижена, если планируется повышение заработной платы или расширение штата. Завышена, если не должны работникам так много отпускных.
Второй способ позволит отразить в отчетности более достоверные данные. Однако он очень трудоемкий в подсчете. При данном способе нужно посчитать, сколько не отгулянных дней отпуска есть у каждого работников на отчетную дату. Определить средний заработок на отчетную дату и умножить его на количество не отгулянных отпусков. Полученную сумму отпускных умножить на тариф страховых взносов.
Третий способ также не даст достоверную картину по обязательствам о не отгулянных отпусках. При данном способе нужно фонд оплаты труда за 12 месяцев перед отчетной датой нужно разделить на 12 месяцев и 29,3 и разделить на количество работников. Полученный средний дневной заработок умножить на количество дней неиспользованного отпуска по всем работникам и далее умножить на тариф страховых взносов. Данный способ не даст достоверной суммы, если в организации по должностям очень отличается размер оплаты труда.
Полученный резерв отнесите на счета затрат — это и будут оценочные обязательства по отпускам.
Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.
В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.
- В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
- Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
- Затем проставить дату заполнения документа.
- Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.
При составлении графика отпусков необходимо обратиться к положениям ТК РФ, а также Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Под графиком отпусков понимается документ, который применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.
Форма графика отпусков (Т-7) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Отметим, что в настоящее время утвержденные формы первичной учетной документации, в том числе и форма графика отпусков, не являются обязательными для использования. Вместе с тем предлагаем применять именно форму Т-7, поскольку она уже предусматривает включение всей необходимой информации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов. Однако с учетом специфики деятельности учреждения форма может быть адаптирована под дополнительные цели и задачи.
График отпусков должен содержать следующие реквизиты:
-
наименование организации;
-
гриф утверждения лицом, осуществляющим полномочия работодателя;
-
отметка об учете мнения профсоюзного органа;
-
номер документа;
-
дата составления;
-
год, на который утверждается график отпусков.
График отпусков — бланк и образец заполнения на 2022 год
Если отпуск не предусмотрен графиком отпусков
Отказ в предоставлении отпуска, не предусмотренного графиком отпусков, признан правомерным Апелляционным определением Московского городского суда от 06.08.2021 по делу № 33-31929/2021.
Судом установлено, что 06.04.2020 гражданин А. принят на работу в ФГБУ (к ответчику) на должность ведущего юрисконсульта юридической службы на основании трудового договора. Приказом от 12.10.2020 истцу предоставлен оплачиваемый отпуск продолжительностью 8 календарных дней в период с 19.10.2020 по 26.10.2020.
13.11.2020 истцом подано заявление о предоставлении ему ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 20 календарных дней с 23.11.2020. Письмом генерального директора учреждения от 19.11.2020 в предоставлении отпуска истцу было отказано.
Истец обратился в суд с иском о признании отказа в предоставлении отпуска незаконным, взыскании денежных средств, денежной компенсации морального вреда. В удовлетворении указанных требований судом первой инстанции отказано в связи со следующим.
Истцу был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск в количестве 8 календарных дней с 19.10.2020, отказ в предоставлении отпуска, не предусмотренного графиком отпусков сотрудников, права истца не нарушает, с заявлением о включении его в график отпусков он не обращался, в связи с чем оснований для предоставления отпуска истцу у ответчика не было.
При таких обстоятельствах суд апелляционной инстанции признал отказ в удовлетворении заявленных требований судом первой инстанции правомерным.
Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.
Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.
Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2022 год в excel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.
Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).
В графике отпусков требуется показывать всех сотрудников, имеющих право на ежегодные основные и дополнительные отпуска. В документе фиксируются не только основные работники, но также внешние совместители и дистанционные сотрудники.
В документе отражаются сведения по всем работникам, с которыми на момент его подписания действуют трудовые соглашения. Это касается и тех, кто планирует уволиться в следующем году или же находится в отпуске с последующим увольнением.
График отпусков — это документ, в котором фиксируется очерёдность предоставления отпусков сотрудникам в течение календарного года. Как его правильно оформить, чтобы не допустить ошибок?
Составление графика отпусков проводится с учётом некоторых положений:
hidden>
Далее расскажем о том, как составляется график отпусков по Трудовому кодексу. Ответственным за его заполнение зачастую является кадровик, однако иногда обязанность по формированию документа возлагают на бухгалтера или секретаря.
График заполняется в несколько шагов:
hidden>
График отпусков подписывает руководитель отдела кадров, а при его отсутствии — сотрудник, на которого возложена обязанность по формированию документа. Это касается как формы № Т-7, так и самостоятельно разработанного шаблона.
Когда сформированный документ подписан отделом кадров, он передаётся на утверждение директору или лицу, его заменяющему. Вверху заполняется гриф «Утверждаю», т.е. заполняется должность руководителя и его ФИО, а также директор ставит свою подпись. Кроме того, здесь же указывается дата утверждения документа.
Кроме того, утверждение графика отпусков производится и иным способом — через приказ. Также можно и заполнить гриф «Утверждаю», и издать приказ на утверждение, но обязательно их даты должны совпадать.
Образец приказа на утверждение графика выглядит так:
График отпусков утверждается работодателем не позднее чем за две недели до нового года, и после этого в документ уже нельзя вносить изменения в части перенесения плановой даты отпуска. Когда требуется изменить дату отпуска, к примеру, работник заболел и принял решение перенести отпуск на другую дату, то для этого используются графы 8-10.
При изменении даты отпуска заполняются:
Отсутствие графика отпусков — это нарушение законодательства в сфере труда, а потому за это предусмотрена ответственность.
График отпусков на 2022 год: сроки утверждения, составление в «1С:ЗУП 8»
График отпусков будет составляться по принятым ранее стандартам, на 2022 новые правила не предусмотрены. Каждая компания имеет право создавать свои шаблоны, но они должны отображать предписанные законодательными нормами сведения.
Документ может быть составлен как в бумажном, так и в электронном виде. Если используется электронный шаблон, он подписывается с помощью электронной подписи в соответствии с законом № 63-ФЗ.
Если у организации нет собственного шаблона для отображения распорядка ухода сотрудников на отдых, необходимо использовать готовую унифицированную форму. В шаблоне есть графа утверждения, поэтому дополнительно создавать отдельный бланк приказа не нужно. Если же используется нестандартный шаблон, то приказ об утверждении создается отдельно.
В связи с тем, что наши Законодатели слишком узко в ТК РФ «узаконили» вопросы, регулирующие порядок составления работодателями ежегодных Графиков отпусков на новый календарный год, работникам следует знать следующее.
1 Любой работник вправе обратиться к работодателю до составления им в окончательной форме Графика отпусков на 2022 год с письменным заявлением, в котором указать удобный месяц или дату начала его ежегодного отпуска в 2022 году и причины для этого. Окончательное решение примет работодатель.
2 Работодатель не вправе без согласия работника в Графике отпусков на 2022 год разделить его ежегодный оплачиваемый отпуск на части (статья 125 ТК РФ).
3 Работодатель не вправе без согласия работника перенести его ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть на новый календарный год (статья 124 ТК РФ).
4 Отозвать из отпуска работника работодатель вправе только с согласия работника (статья 124 ТК РФ).
5 Работодатель обязан по письменному заявлению работника продлить или перенести на новый срок ежегодный оплачиваемый отпуск при наличии оснований, указанных в статье 124 ТК РФ. Эта статья ТК РФ очень важная для работника, которая может позволить ему при необходимости перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой более удобный для него срок.
Статья 124. Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпускаЕжегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:
-временной нетрудоспособности работника;
-исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
-в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.
Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.
6 О времени начала отпуска работодатель обязан ознакомить работника под роспись не позднее чем за две недели до его начала (статья 123 ТК РФ). Это очень важное положение статьи 123 ТК РФ, как для работодателя, так и для работника.
7 Отпускные работнику работодатель обязан выплатить не позднее чем за три дня до его начала (статья 136 ТК РФ).
8 Если работодатель не выплатил работнику своевременно отпускные, то работник вправе требовать от работодателя:
- перенести его ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с ним (статья 124 ТК РФ);
- выплатить %-ы на сумму отпускных (статья 236 ТК РФ);
- выплатить сумму за моральный вред (статья 237 ТК РФ).
План должен быть утвержден не позднее чем за две недели до начала календарного года. Составленный и согласованный с выборным органом первичной профсоюзной организации график отпусков передается на утверждение руководителю организации.
Как правило, график отпусков утверждается руководителем работодателя – директором, генеральным директором или другими лицами, наделенными соответствующими полномочиями.
Рекомендуется ознакомить работников с утвержденным графиком отпусков. Факт ознакомления может быть закреплен путем подписания всеми сотрудниками листа ознакомления.
Законодательство не запрещает вносить необходимые поправки в документ. Компания может отражать новые сведения, например при найме работника.
Если сотруднику придётся уйти раньше или позже даты, установленной в графике, то корректировку проводят следующим образом. Не меняя указанную дату, вносят необходимую запись о переносе. Его длительность отмечают непосредственно в столбцах с 8 по 10 графика. Для этого потребуется соглашение обеих сторон. Рекомендуется закрепить его письменно.
При этом следует иметь в виду, что за две недели до предполагаемой даты отпуска сотрудник подаёт заявление с указанием числа, которое и будут отражать в графике при корректировке. Также основанием для переноса дней является распоряжение при вызове персонала из-за производственной необходимости или иных случаев личных обстоятельств.
Порядок заполнения и внесения изменений определяют во внутреннем локальном акте. В частности, в правилах внутреннего распорядка.
Иное (интеллектуальное право, земельное право, семейное право, регистрация недвижимости) Зарплата, НДФЛ, страховые взносы Налоговые проверки и судебные споры с ФНС Оформление приема, увольнения и перевода сотрудников (кадровый документооборот) Бухучет. Учетная политика
График отпусков заполняется на основании информации, предоставленной работниками компании. Как именно данная информация предоставляется работниками, законодательством не предусматривается. Однако, для того, чтобы не возникало недоразумений между работниками и работодателями, ведущих к трудовым спорам, данные от сотрудников следует получать в письменном виде. Каждый из сотрудников должен предоставить планируемую дату своего отдыха. Заполненный график отпусков подлежит согласованию с профсоюзной организацией. Однако, это требование распространяется только на те компании, в которых данная организация есть.
Важно! Совместителям отпуск предоставляется в то же время, то и отпуск по основному месту работы. Это означает, что в график отпусков информация об отпуске может и не включаться. Это, конечно, желательно сделать, но вовсе необязательно.
Предоставление трудовых отпусков в 2022 году: от А до Я
Трудовым законодательством не установлены конкретные сроки, в которые с работников нужно собрать информацию об отдыхе. Но компания должна сделать это в такой срок, чтобы сотрудник, ответственный за составление графика, успел обработать необходимую информацию. Это следует из того, что обязанностью работодателя является предоставление отпуска всем работникам, но сделать это он должен так, чтобы не было перерывов в производственном процессе. В связи с этом не всегда желания работников об отдыхе совпадают с возможностями работодателя и последний вправе эти даты изменить.
Рассмотрим процедуру оформления нового графика отпусков.
Сначала в бланк необходимо внести полное либо сокращенное наименование компании, либо ФИО предпринимателя. Справа расположена графа, куда необходимо записать код статистики ОКПО.
В компании может функционировать профсоюзный орган. В этом случае необходимо получить его письменное мнение и отразить его в графах, какие располагаются в левой части бланка.
Затем необходимо записать номер графика и дату, когда его составили. Рядом находится графа, где указывается год, на какой график был составлен.
После составления график должен утвердить руководитель компании либо предприниматель. Для этого в специальных графах в правой части бланка проставляются должность, ФИО, а также дата, в которую происходит утверждение.
Утвержденный на год график отпусков может быть изменен. Однако, эта мера должна носить исключительный характер, так как законодательство требует, чтобы этот норматив соблюдали обе стороны трудовых отношений.
Согласно нормам законодательства график, по которому работникам предоставляется, может изменяться как по инициативе сотрудников фирмы, так и ее руководства.
Перенос инициированный работодателем часто связан с необходимостью отправить в отпуск новых работников, которые поступили в компанию в текущем году. Нужно обязательно составить приказ о внесении изменений в график.
Работодатель в течение года обязан предоставить своим сотрудникам возможность отдохнуть. Для этого трудовым законодательством предусмотрены очередные оплачиваемые отпуска. График отпусков – это внутренний документ организации, позволяющий учитывать интересы и работодателя, и трудового коллектива.
В документе содержатся сведения о том, когда каждый из работников планирует выйти в отпуск и вернуться к работе. При этом должны быть предусмотрены ситуации, исключающие прерывание производственного процесса.
Очередность предоставления очередных отпусков закреплена статьей 123 ТК.
К составлению графика отпусков необходимо подходить основательно, анализируя случаи, связанные с временным отсутствием того или иного работника. Этот документ в равной степени важен и для каждого члена трудового коллектива, и для администрации компании.
Трудовое законодательство не содержит нормы об обязательности составления графика для малых структур бизнеса. Например, для индивидуального предпринимателя, который работает один или нанимает еще одного работника, не имеет смысла оформлять этот документ.
Однако, наличие большего количества сотрудников требует планирования их отпусков. Это позволит прогнозировать пробелы в производственном процессе, связанных с отсутствием работников. Ведь многие желают отдохнуть летом, но это повлечет негативные последствия для бизнеса.
Задачей работодателя становится необходимость сочетать интересы коллектива и бизнеса. Отсутствие документа о планировании оплачиваемых дней отдыха работников не только повлечет отпускную неразбериху, но и станет причиной привлечения работодателя к административному наказанию в виде штрафа в соответствии со ст. 5.27 КоАП:
- от 1 до 5 тысяч рублей для должностного лица;
- 30-50 тысяч рублей для организации.
Рассмотрим заполнение документа на примере унифицированной формы Т-7:
- В соответствующей строке указывается наименование организации. Оно прописывается полностью без сокращений с указанием формы собственности.
- При утверждении графика учитывается мнение профсоюзного органа работодателя. Если таковой имеется, то реквизиты соответствующего документа вносятся в поле. При отсутствии профсоюза в компании оно остается пустым.
- График отпусков должен иметь уникальный номер, дату составления и год, на который он составлен.
- В правом верхнем углу прописывается гриф «УТВЕРЖДАЮ», должность руководителя организации, его личная подпись, расшифровка подписи и дата утверждения.
- Ниже следует табличная часть документа, где по каждому из работников указываются в графах с 1 по 6:
Трудовым кодексом определены категории граждан, которые могут выйти в очередной отпуск на особых основаниях, т.е. в период времени, когда им это удобно вне зависимости от составленного работодателем плана. Это:
- один из родителей несовершеннолетнего ребенка-инвалида (до достижения ребенком 18 лет) – ст. 262.1;
- супруг женщины, находящейся в отпуске в связи с беременностью и родами – ст. 123;
- работник в местностях Крайнего Севера, являющийся родителем (опекуном) несовершеннолетнего ребенка, для сопровождения его к месту поступления в учебное заведение высшего или среднего звена – ст. 322;
- Герои России, Соц.Труда, Труда РФ, кавалеры ордена Славы, полные кавалеры ордена Трудовой Славы;
- почетные доноры;
- лица, подвергшиеся радиации при ликвидации катастрофы в Чернобыле и ядерных испытаний в Семипалатинске;
- сотрудники органов внутренних дел, не воспользовавшиеся правом на отпуск в рамках графика.
В некоторых источниках можно найти информацию, что отпуск «сгорает», в других говорится, что нет. Позиция не является однозначной — с одной стороны есть статья 124 ТК РФ, в ней ничего не говорится о том, что отпуск может сгореть, с другой стороны есть Международная конвенция об отпусках, действующая с 2011 года.
В ст. 9. п. 1 Конвенции об отпусках говорится о том, что неиспользованный отработанный период отпуск может быть использован не позднее 18 месяцев после окончания года, за который он предоставлялся. Поэтому после этого периода пропущенное время отдыха уже нельзя использовать. Арбитражные суды принимают в свою очередь не однозначную позицию.
Чтобы избежать штрафов — не доводите до двух лет просрочку по отпускам сотрудников. Необходимо включить эти периоды в график отпусков, согласовав их при этом с работником. Либо по письменному заявлению заменить его денежной компенсацией за неиспользованный отпуск.
Сбор данных о пожеланиях работников насчет желаемой даты ухода в отпуск, как правило, возлагается на руководство структурных подразделений предприятия. Для составления графика отпусков каждый служащий говорит своему руководителю о том, когда бы он хотел уйти в отпуск.
После этого, руководитель подразделения организации оценивает ситуацию и сопоставляет желания сотрудников с возможностями фирмы. Далее руководитель составляет график отпусков для работников своего отдела (департамента или службы) и передает данные в кадровый отдел организации. Кадровики объединяют сведения, полученные из разных отделов предприятия, в сводный документ.
Для двух категорий работодателей предусмотрены исключения в части обязательного составления графика отпусков. К таким категориям относятся микропредприятия и вновь созданные ИП и организации.
Микропредприятия, которые заключают с сотрудниками трудовые договоры по типовой форме, могут не составлять график отпусков. Это следует из статей ТК РФ 309.1 и 309.2. Типовая форма трудового договора утверждена Постановлением Правительства № 858 от 27.08.2016 года.
Составлять график отпусков на год, в котором создана организация, необязательно. В год создания организации сотрудники пойдут в отпуск не по графику, а по заявлениям с учетом минимального стажа работы, который дает право на отпуск ( письмо Минтруда России № 14-2/ООГ-8519 от 25.10.2018).
1. Проведите сбор сведений по поводу желаемой даты ухода в отпуск в 2022 году у сотрудников. При этом в учет принимаются особенности отдыха каждого служащего, а также непосредственно и сам производственный процесс.
2. Возьмите бланк графика и заполните таблицы в нем. Если у организации или предприятия есть профсоюз, то необходимо будет учесть его мнение.
3. Используя унифицированную форму Т-7 (локально разработанный акт или шаблон), оформите график отпусков и передайте документ на утверждение руководству организации.
4. После утверждения документа руководством, ознакомьте сотрудников с графиком (под роспись).
5. Для структурных подразделений сделайте выписки из документа. Оформите график на хранение.
При использовании типовой формы Т-7 отсутствует необходимость в написании приказа на утверждение графика отпусков на 2022 год, так как форма Т-7 содержит все необходимые реквизиты, в том числе и утверждающую подпись руководителя.
При использовании формы, разработанной предприятием и не содержащей всех реквизитов стандартной формы Т-7, рекомендуем издать приказ об утверждении графика отпусков. Образец приказа доступен для скачивания в конце статьи.
В связи с тем, что график отпусков работников является кадровым документом, то срок его хранения составляет один год. Место хранения документа – кадровый отдел предприятия. График отпусков на 2022 год должен храниться до 01.01.2023 года.
Отметим, что график отпусков 2022 года должен быть утвержден сначала начальником кадрового отдела, а после этого – руководством организации. Если у организации есть профсоюз, то документ должен быть утвержден им.
В соответствии с нормами действующего законодательства, в обязанности работодателя не входит ознакомление работников с графиком отпусков. То есть, делать это или нет, решает сам работодатель.
Тем не менее, в ТК есть норма, в соответствии с которой работодатель обязан предупредить служащего об отпуске за 2 недели.
Для крупных организаций, в связи с трудоемкостью процесса составления графика отпусков, актуальным станет составление отдельного документа – приказа на график отпусков на 2022 год.
Оформление приказа подразумевает отражение в нем таких данных как:
1. Реквизиты работодателя.
2. Места, даты, а также цели издания документа (к примеру документ составлен для «своевременной подготовки и утверждения графика отпусков работников на 2022 год»).
3. Полномочия и задачи определенных должностных лиц, работающих над проектом.
4. Сроки предоставления данных руководителями подразделений организации в кадровый отдел о желаемом времени ухода в отпуск их подчиненных.
5. Сроки составления и предоставления на утверждение сводного графика отпусков работников в кадровый отдел ответственным за это лицом.
Отдельный приказ об утверждении графика отпусков издавать не нужно.
Контроль за правильностью составления графиков отпусков возложен на Трудовую инспекцию. Именно этот орган согласно п.5 проверочного листа № 15 из приказа Роструда № 655 от 10.11.2017 года, контролирует сроки утверждения графика отпусков и следит за их соблюдением. В частности инспектора проверяют:
• наличие графика отпусков в организации;
• дата составления графика отпусков;
• согласован ли документ с профсоюзом при его наличии или нет;
• все ли сотрудники, которые имеют право на отпуск в следующем году, указаны в графике;
• учли ли мнение отдельных категорий сотрудников при составлении графика;
• соблюдается ли график отпусков.